Le grand livre général regroupe toutes les informations et tous les enregistrements du système comptable d’une entreprise et toutes les transactions sont enregistrées. C’est également à partir de là que les informations des états financiers (bilan, compte de résultat et tableau des flux de trésorerie) sont extraites. Le grand livre doit être tenu à jour et équilibré pour que les écritures comptables soient complètes et exactes.
Déterminez si le grand livre est en équilibre. Périodiquement, généralement tous les mois, les livres d’une entreprise seront équilibrés et fermés. Cela signifie que toutes les écritures d’ajustement nécessaires sont effectuées pour équilibrer le grand livre. Les états financiers sont tirés du grand livre. Des écritures de clôture sont effectuées pour établir les soldes de début pour la période suivante, c'est-à-dire pour mettre à jour le grand livre. Les écritures de clôture ne doivent pas être effectuées avant que le grand livre général ne soit en équilibre pour la période en cours. Si les soldes de début sont incorrects pour les périodes suivantes, ils le resteront pour toutes les périodes suivantes jusqu'à ce que les ajustements corrects soient effectués.
Exécutez un rapport de balance de vérification indiquant les soldes de début et de fin. Si les totaux de solde de départ ne sont pas égaux à zéro, exécutez à nouveau le rapport de balance de vérification.La période où les soldes de début sont égaux à zéro correspond au premier problème survenu.
A l'aide de la plage de dates en question, imprimez le rapport source source du grand livre général pour tous les journaux et lots.
Examinez le rapport de source détaillé du grand livre et identifiez les entrées qui ne sont pas recto verso. Lorsque vous trouvez une entrée qui n’est pas recto verso, vous devez vous reporter à l’impression originale du registre pour identifier la partie de l’entrée manquante.
Une entrée unilatérale sera nécessaire pour saisir la partie manquante de l'entrée. Pour effectuer une entrée unilatérale, vous aurez probablement besoin de droits de supervision sur le système.
Pour effectuer l'écriture de réglage dans le journal général, entrez le journal d'origine, le numéro de lot et la date comptable dans le registre. Dans les champs de saisie, entrez uniquement les comptes et les données manquants. Une fois ces entrées terminées, imprimez le journal général et mettez-le à jour.
Confirmez que vous n'êtes plus en déséquilibre. Comparez les soldes de clôture du rapport d’essai pour cette période.
Répétez l’ensemble du processus pour chaque période suivante jusqu’à ce que vous atteigniez la période actuelle et que vous n’êtes plus en déséquilibre. À l'avenir, vous ne devriez avoir besoin que de travailler avec la période en cours, car vous avez corrigé toutes les périodes précédentes et vous ne fermez pas les livres sans d'abord équilibrer le grand livre.
Il convient de noter que le grand livre peut être équilibré et toujours incorrect, cela se produit lorsque les débits sont égaux aux crédits mais que des écritures ont été enregistrées sur les mauvais comptes.
