Si les employés aiment moins que les réunions, c’est quand l’heure d’une réunion a changé, ce qui les oblige à modifier leur emploi du temps en conséquence. Néanmoins, il est bien pire que vos employés soient mal informés. Gardez vos employés au courant en rédigeant une note les alertant du changement. Ils peuvent ne pas aimer le message, mais ils comprendront que votre mémo - comme toutes les meilleures formes de communication interne - est court et précis.
Écrivez le titre informatif de votre mémo. Rincez à gauche et sur quatre lignes distinctes à simple interligne, écrivez "La date", "Vers", "De" et "Objet". Chacun devrait être suivi d'un colon. Après "De:" écrivez votre nom et votre titre.
N'écrivez pas plus de trois paragraphes à simple interligne sur le changement d'heure de réunion, à double interligne. Dans le premier paragraphe, indiquez l’heure antérieure et l’heure reportée de la réunion. Indiquez si le lieu de la réunion a changé ou est resté le même.
Expliquez la raison du changement d'heure de manière positive. Les employés peuvent se demander pourquoi l'heure de la réunion a changé, mais il existe un risque de compromettre des informations organisationnelles confidentielles. Abordez le problème de manière positive en disant: «Le temps de réunion a été modifié pour mieux répondre aux besoins et aux horaires de toutes les personnes dont la présence est requise à la réunion.»
Ecrire un troisième paragraphe optimiste. Par exemple, «Merci d’avance pour votre coopération dans l’adaptation de ce changement d’horaire. J'ai hâte de vous voir à (heure et lieu de la réunion).
Écrivez vos initiales après votre nom pour un coup de présence et de crédibilité. Vous n'êtes pas obligé de signer le bas de la note car votre nom est imprimé en haut, dans l'en-tête.
Relisez et modifiez votre mémo avant de le diffuser. Ne laissez jamais un employé attraper une erreur dans l’un de vos supports de communication.
Diffusez le mémo correctement et pour une meilleure exposition. N'oubliez pas que vous ne voulez pas que les employés absents retombent sur la légendaire ligne de bureau: «Je suppose que je n'ai pas reçu la note de service.» Des notes de service à l'échelle de l'entreprise sont souvent affichées dans les salles à manger et les salles de pause. Pour ajouter «assurance», faites une copie de la note de service pour chaque employé et placez-la dans sa boîte aux lettres ou sur son bureau.
