Lorsqu'un employé qui utilise un véhicule personnel pour faire son travail reçoit une compensation, l'employeur en profite également. L'utilisation d'une voiture à des fins professionnelles peut être coûteuse. Même en moyenne 100 miles par mois, cela représente plusieurs centaines de dollars de dépenses au cours d’une année. Certains employeurs sont disposés à assumer ces coûts afin d'attirer et de conserver les personnes qualifiées dont ils ont besoin pour réussir. Il existe deux modèles largement utilisés d'indemnisation des employés pour l'utilisation de leur propre voiture: l'indemnité de voiture et le remboursement du kilométrage.
Notions de base sur les indemnités de voiture de société
Une allocation de voiture de fonction est une somme prédéterminée versée à un employé en tant que compensation pour la conduite de son propre véhicule pour des raisons professionnelles. MileIQ indique que les entreprises utilisent les quotas de voiture pour minimiser les coûts comptables. Une fois qu'une allocation de voiture a été allouée à un employé, ce montant est simplement ajouté à son salaire. Par exemple, si l'allocation de voiture est de 500 dollars par mois, cette somme est versée à l'employé via son chèque de règlement.
Comment les montants d'allocation de voiture sont déterminés
Les employeurs s’appuient sur deux estimations pour déterminer le montant d’une allocation voiture. Le premier est le nombre de miles liés aux activités qu'un employé parcourt; le second est le coût d'utilisation d'un véhicule personnel. L'objectif est de déterminer les coûts d'exploitation du véhicule, en commençant par le coût de l'essence. La société ajoute ensuite des dépenses d’assurance, de taxes, d’entretien, de réparations et d’amortissement. Le résultat est converti en un taux par mile et multiplié par l’estimation du kilométrage. Il s’agit essentiellement de la même procédure que Internal Revenue Service pour définir son taux de kilométrage standard pour l’utilisation commerciale des véhicules. Par conséquent, l’indemnité de voiture moyenne est à peu près identique au taux de kilométrage standard de l’IRS. Toutefois, le coût d'une allocation de voiture pour une entreprise est plus élevé que lorsqu'un modèle de remboursement au kilométrage est utilisé et que l'employé dispose de moins d'argent après impôt, selon Motus.
Conséquences fiscales des indemnités de voiture
L'IRS considère que l'allocation de voiture est un revenu imposable pour l'employé de la même manière que son salaire est imposable. Cela signifie que les entreprises doivent également payer les taxes applicables sur le montant, telles que la part de l'employeur de la taxe de sécurité sociale. En revanche, un remboursement de kilométrage est classé en tant que dépense d'entreprise. L'employé ne paie aucun impôt sur le revenu ni d'autres taxes sur l'argent, et l'employeur ne paie pas de charges sociales. Si un employé ne reçoit aucune indemnité pour conduite professionnelle, il peut déduire le kilométrage au taux standard de l'IRS. Ce taux a été fixé à 54,5 cents par mille pour l'année d'imposition 2018.
Modèle de remboursement de kilométrage
Lorsqu'une entreprise paie un remboursement au kilomètre au lieu d'une indemnité de voiture, les règles de l'IRS définissent des limites et des exigences en matière de documentation qui ne s'appliquent pas aux indemnités. L'employé doit tenir un journal de kilométrage indiquant le compteur kilométrique, le but et la destination de chaque voyage d'affaires. Seuls les déplacements pour des raisons purement professionnelles sont éligibles - les trajets domicile-lieu de travail ne sont pas qualifiés de kilométrage. Les remboursements au kilométrage n'étant pas un revenu imposable, l'employé se retrouve avec plus d'argent que le montant après déduction d'une allocation de voiture.
