Un système de gestion des ressources humaines peut prendre la forme d'un système de gestion de l'information. Une organisation utilise un système de gestion des ressources humaines pour gérer les informations relatives à ses effectifs. Cette information aide les gestionnaires et les professionnels des ressources humaines à prendre des décisions concernant les employés. Sans les informations appropriées à la disposition des décideurs, un SGRH a peu d'applications autres que la tenue de registres et la production de rapports.
L'accès non autorisé
Lorsqu'une organisation collecte des données personnelles sur ses employés dans un système de gestion des ressources humaines, certains risques pour la sécurité peuvent survenir. Une organisation dépense des fonds pour protéger les informations confidentielles de ses employés contre les menaces internes et externes. Un des inconvénients du SGRH électronique est qu’une organisation doit collecter des informations sur les personnes qui accèdent aux informations privées des employés. Ces données nécessitent un suivi avec un processus d'audit, ce qui pourrait entraîner la sanction ou la poursuite d'un employé qui accède à ses données sans autorisation ou sans but officiel.
Connaissances spécialisées
La nécessité de contrôler les données est un autre inconvénient potentiel d'un SGRH. Ce contrôle des données va au-delà des accès non autorisés aux informations privées des employés. Une organisation utilisant un système de gestion des ressources humaines tel que PeopleSoft doit employer son propre ensemble de personnel technique pour programmer, dépanner, mettre à jour et soutenir le système. Un SGRH peut aider une organisation à réduire les coûts liés au personnel des ressources humaines, mais il pourrait augmenter les besoins en personnel technique possédant des connaissances spécifiques à la solution du SGRH.
Erreurs de saisie de données
Un SGRH n’est aussi bon que ses programmeurs et utilisateurs finaux. Les personnes ayant un accès de haut niveau, telles que celles qui mettent à jour un fichier principal HR, peuvent entrer les informations erronées de manière délibérée ou par erreur. Si les données sont mises à jour, modifiées ou perdues de manière incorrecte, une organisation peut être condamnée à une amende et aux autres coûts liés aux dommages causés au fichier principal HR. Choisissez un système comportant de nombreux contrôles internes afin qu'un employé ne puisse pas modifier le fichier principal de votre entreprise.
