Les systèmes de ressources humaines en libre-service permettent aux employés de mettre à jour des informations, de consulter les états de paie, de soumissionner pour des emplois disponibles et de consulter les règles de l'entreprise. Les systèmes réduisent la charge de travail du personnel des ressources humaines et peuvent réduire les coûts administratifs des organisations. Les systèmes libre-service de ressources humaines offrent des avantages à une entreprise, mais la direction doit prendre en compte les inconvénients avant de mettre en œuvre un système.
Entraînement
L'organisation doit utiliser son temps et ses ressources pour former ses employés à l'utilisation du nouveau système de ressources humaines. Certains employés peuvent être mal à l'aise d'utiliser le système informatique pour mettre à jour leurs enregistrements dans le système de ressources humaines. Dans une organisation comptant un grand nombre d'employés, la formation peut nécessiter plusieurs sessions pour que tous les employés sachent utiliser le système. Les employés des ressources humaines et de la technologie de l’information auront également besoin de formation sur le nouveau système pour les aider à résoudre les problèmes liés au système.
Erreur humaine
Un système en libre service ouvre la possibilité d’erreurs introduites dans les dossiers du personnel par les employés. Même si des erreurs sont également possibles lorsque des employés des ressources humaines entrent des données de personnel dans des fichiers, le problème peut être plus grave avec des employés qui ne sont pas familiers avec le système. Les erreurs peuvent ne pas être détectées sans surveillance des ressources humaines.
Accès
Tous les employés d'une entreprise n'ont peut-être pas accès à des ordinateurs pour saisir ou afficher des informations. Le coût de la mise en œuvre du système augmente si l'entreprise installe des systèmes informatiques dans tout le bâtiment pour permettre aux employés d'accéder aux informations relatives aux ressources humaines. Les postes informatiques installés dans l'entreprise augmentent également la charge de travail des employés des technologies de l'information.
Interaction face à face
Un système de ressources humaines en libre service informatisé réduit l'interaction face à face entre les employés et les employés. Certains employés peuvent avoir besoin d'aide pour comprendre les formulaires d'assurance et de prestations, qui ne sont pas disponibles avec un système en libre service.
Sécurité de l'information en ligne
Les entreprises qui utilisent un système de libre-service permettant aux employés d’avoir accès à Internet par le biais de l’Internet doivent prendre des mesures pour protéger la confidentialité des informations personnelles du travailleur. Un système qui utilise l'intranet de l'entreprise est une option plus sûre pour les informations sur les employés, mais il doit tout de même être protégé pour protéger la confidentialité des informations sur les employés.
