L'analyse des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces - l'analyse SWOT - à laquelle votre bibliothèque est confrontée est un élément important de la planification stratégique, essentielle au succès continu des bibliothèques de tous types, qu'elles soient académiques, publiques ou spéciales. Comme l'a noté le système de bibliothèques du nord-est du Kansas lors d'un audit interne, la réalisation d'une analyse SWOT "vous aidera à concentrer les services et les programmes de votre bibliothèque sur les domaines dans lesquels vous êtes fort et où se trouvent les meilleures opportunités".
Forces
L'évaluation des points forts d'une bibliothèque, des domaines dans lesquels elle a déjà du succès, comprend l'examen des aptitudes et des compétences du personnel, de la programmation, du respect du budget et des relations intercommunautaires. La planification de l’avenir de la bibliothèque en fonction de ses atouts devrait inclure des moyens de maintenir et d’améliorer les succès existants.
Faiblesses
Analyser les faiblesses d'une bibliothèque signifie également évaluer les opérations internes. G. Edward Evans et Patricia Layzell Ward, auteurs de "Principes de base de la gestion pour les professionnels de l'information", soulignent que les faiblesses peuvent se situer dans les mêmes domaines que les forces. Une analyse minutieuse des faiblesses des bibliothèques suggère les domaines à améliorer. Les faiblesses identifient également les domaines qui nécessitent une attention particulière afin de réduire l'impact négatif de leurs faiblesses.
Opportunités
Les facteurs extérieurs à la bibliothèque elle-même doivent être évalués pour voir ce qui pourrait être bénéfique pour la bibliothèque. Les opportunités offertes par les bibliothèques peuvent se présenter dans "des environnements économiques, politiques / juridiques, technologiques ou socioculturels", indique Anthony C. Danca dans son analyse de l’analyse SWOT. Par exemple, la prise de conscience du statut économique élevé de la principale base d'utilisateurs de la bibliothèque fournit une population susceptible de participer à des activités de collecte de fonds.
Des menaces
Analyser les menaces des bibliothèques signifie également évaluer les facteurs extérieurs à la bibliothèque qui entravent son succès. Comme pour les opportunités, de nombreuses menaces découlent de l’environnement économique et politique, explique Danca. Par exemple, les récessions économiques menacent de réduire les budgets des bibliothèques financées par des fonds publics. Le fait de rester au courant des menaces permet à l’administration de la bibliothèque de planifier et d’agir. Cette zone nécessite une attention fréquente car l'environnement externe change souvent rapidement.
autres considérations
Evans et Ward expliquent que bien que mener une analyse SWOT en bibliothèque prenne beaucoup de temps, les avantages en valent la peine. Ils expliquent en outre que l'analyse encourage la réflexion sur le processus de planification en fonction de l'environnement de la bibliothèque externe et des capacités de la bibliothèque interne. Le processus d'analyse fournit des informations sur l'état actuel des facteurs internes et externes, dont beaucoup ont un impact direct sur la viabilité continue de l'organisation de la bibliothèque.
