L'American Heritage Science Dictionary définit l'entropie comme une mesure du désordre ou de l'aléatoire dans un système fermé. Selon la définition, lorsqu'un système devient de plus en plus désordonné, son énergie devient mieux répartie et moins en mesure de fonctionner, ce qui entraîne une inefficacité. Les organisations d'entreprises sont de nature organique ou bureaucratique. Les organisations biologiques sont ouvertes parce qu'elles invitent à l'innovation et à la créativité tout en recherchant un échange continu avec l'environnement pour survivre. Les organisations bureaucratiques se situent à l'extrémité opposée du spectre, car elles opèrent dans un style mécaniste et fermé, sujet à l'entropie.
Organisations bureaucratiques
Les organisations bureaucratiques ou mécanistes dépendent fortement de règles et de réglementations, de responsabilités définies, d'une hiérarchie centralisée des pouvoirs, d'une chaîne hiérarchique de communication claire et d'un processus décisionnel centralisé. Le livre «Mintzberg on Management» de Henry Mintzberg, consultant en gestion, précise que les exigences de l’organisation bureaucratique en matière de travail sont très limitées car elles sont simples, répétitives et normalisées. Ce point de vue des organisations bureaucratiques indique que l’organisation mécaniste doit disposer d’un environnement stable avec des résultats standardisés pour réussir. L'organisation mécaniste fonctionne bien jusqu'à ce qu'il y ait un besoin de changement ou qu'un type de bouleversement pénètre dans le système.
Entropie et employés en affaires
L'entropie se produit dans les organisations lorsque les travaux mécaniques de la bureaucratie s'effondrent sous l'effet de la spécialisation, de l'apathie, de l'insouciance et du manque de fierté. Mintzberg conviendrait que la spécialisation des tâches contribue à l'entropie, car les employés ne voient souvent que leur travail immédiat au sein de l'organisation, ce qui entraîne une départementalisation et des objectifs organisationnels fragmentés. Une des principales causes d'entropie dans l'environnement bureaucratique fait que l'on s'attend à ce que les individus obéissent aux ordres courants et adhèrent à la structure organisationnelle, tandis que l'initiative et la responsabilité sont découragées. Les employés apprennent à ne faire que ce qu'on attend d'eux et pas plus. En fin de compte, les employés de l’organisation bureaucratique deviennent insensés et déconcertants car ils dépendent de la structure du système pour justifier leurs actions.
L'entropie dans l'organisation mécaniste finit par amener les employés à devenir rigides dans leur travail, ce qui crée une situation dans laquelle l'organisation ne peut pas apporter les changements nécessaires. Dans le livre «Images of Organizations» de Gareth Morgan, il est évident que les systèmes organisationnels fermés ont tendance à devenir entropiques, car ils ont tendance à se détériorer et à se détériorer.
Utiliser la pensée organique du système
Le livre de Morgan suggère que l’environnement bureaucratique a sa place dans les affaires car il jette les bases du fonctionnement efficace d’une organisation, bien que les employés deviennent souvent tellement spécialisés dans leurs services que l’entropie se produit. Morgan suggère que les entreprises puissent rester compétitives en encourageant les employés à penser au-delà des besoins de leurs zones de travail immédiates, en prenant en compte les buts et objectifs de l'ensemble de l'organisation tout en prenant des décisions concernant leur travail. À leur tour, les organisations doivent devenir des systèmes organiques en s'ouvrant à un échange continu de ressources et d'informations avec l'environnement extérieur. Cet échange permet de garantir que l'organisation et ses employés peuvent rester créatifs et innovants en répondant à leurs besoins concurrentiels tout en étant socialement responsables.
Impliquer les gens dans l'organisation évite l'entropie
Il est possible de prévenir l’entropie des entreprises dans les organisations en veillant à ce que les employés participent au processus de décision de l’entité et comprennent leur rôle dans le processus de production. Les employés sont souvent la ligne de front; ils traitent avec les clients et sont capables de déterminer leurs besoins. L'implication des employés les aide à s'approprier l'organisation et à être satisfaits de leur emploi car ils peuvent atteindre leurs buts et objectifs personnels en liaison avec les objectifs de l'organisation.
