La communication du public avec une entreprise ou une agence peut être considérablement influencée par le public, tandis que la satisfaction des employés de l’entreprise au travail dépend en partie de sa communication interne. L’élaboration d’un message ou d’une campagne de communication efficace commence par un examen de plusieurs facteurs.
Répondre à la question principale
Dans un monde où des milliers de messages inondent chaque jour les gens, leur principale question est souvent de savoir «Pourquoi devrais-je m'en soucier?» Ou «Quels sont les avantages pour moi?». Une communication efficace rend cette réponse claire pour le lecteur ou l’auditeur. Demandez-vous quelles informations seraient les plus importantes pour vous si vous étiez un membre de l'auditoire et assurez-vous que votre matériel fournit ces détails. Insistez sur les avantages au début de votre message ou de votre matériel avant d'ajouter des informations moins importantes.
Simplification
Garder votre communication simple augmente les chances d’être efficace. Ciblez un niveau de lecture de la sixième à la huitième année pour les documents écrits. Évitez d’utiliser des acronymes, des termes réglementaires ou du jargon. Supprimez les mots si une personne moyenne que vous avez arrêtée dans la rue ne connaît pas leur sens. Lorsque vous préparez des documents écrits, assurez-vous que les phrases sont courtes et divisez le texte en en-têtes et en graphiques. Une page pleine de texte n'attire pas les lecteurs potentiels.
Les méthodes
Mettez les informations à la disposition des clients et des employés sous différents formats. Les communiqués de presse, les messages texte et les courriels peuvent être utilisés pour communiquer des informations urgentes, tandis que les bulletins d’information peuvent constituer un choix approprié pour un contenu moins sensible au temps. Un site Web est essentiel pour la communication avec des publics externes et un Intranet bien organisé, qui affiche du contenu d'actualité et des ressources pratiques, peut être très utile pour les employés. L'intégration de présentations vidéo vous permet de faire appel à des apprenants visuels et d'offrir de nouvelles perspectives ou détails. Tenir des réunions avec les employés ou le public offre une interaction en face à face qui peut renforcer la crédibilité et faire en sorte que le public se sente valorisé.
Opportunité
Les informations que vos clients ont besoin de savoir doivent être communiquées le plus rapidement possible. Lorsque votre auditoire apprend des informations provenant des médias plutôt que directement de votre organisation, vous pouvez avoir l'impression que vous vouliez cacher ces informations ou que vous ne vous souciez pas vraiment de votre auditoire. Les Centers for Disease Control notent dans son manuel de communication en cas de crise que deux des erreurs les plus graves qu'une organisation puisse commettre en communiquant avec les parties prenantes sont de fournir des informations trop rares et trop tardives ou de paraître arrogant et de ne pas valoriser les parties prenantes. Ces pensées sont résumées dans un slogan de l'agence: «Soyez le premier. Avoir raison. Sois croyable.
Transparence et fréquence
Les employés et le public se méfient souvent des entreprises et des agences gouvernementales, mais vous pouvez créer un climat de confiance en renforçant la transparence de vos messages. Les dirigeants devraient être prêts à annoncer de mauvaises nouvelles et être disposés à exprimer leurs regrets au sujet de circonstances difficiles. Le partage du raisonnement derrière des décisions difficiles peut également renforcer la compréhension.
«Lorsque vous révélez des informations préjudiciables que vous n’êtes pas obligés de révéler, vous acquérez une réputation de transparence», déclare Peter Sandmann, expert en communication des risques et consultant en entreprise. «Les gens commencent à remarquer que lorsque vous faites quelque chose de mal, vous le dites. il s’ensuit que lorsque vous ne le dites pas, vous n’avez rien fait de mal."
Les clients et les employés ne doivent pas simplement avoir de vos nouvelles lorsque les nouvelles sont mauvaises.Un bulletin d’information mensuel ou des réunions trimestrielles permettent aux employés d’être informés des activités de la société, tandis que des articles sur le site Web de la société et des courriers électroniques d’inclusion tiennent les clients informés.
