Une société est une entité distincte des personnes dont les idées l'ont créée. Lorsqu'un entrepreneur est constitué en société, il renonce au statut de propriétaire unique et permet à l'entreprise de rester autonome en tant qu'être juridique. En échange, l'entrepreneur jouit d'une responsabilité limitée, de la protection de ses biens personnels et d'avantages fiscaux. Bien que la société soit une entité en soi, en tant qu’être imaginaire, elle ne peut pas exécuter les procédures et le protocole nécessaires devant être appliqués pour que la société puisse conserver son statut et fonctionner légalement. Cette gestion interne doit être maintenue.
Les formalités
L'avocat-conseil, Robert G. André, décrit les formalités qu'une société doit accomplir dans sa publication intitulée "Corporate 'Housekeeping." "La société doit se conformer à toutes les exigences gouvernementales, telles que la présentation d'un rapport annuel à l'État et le maintien des licences commerciales nécessaires. La société doit se conformer à toutes les lois sur les sociétés, qui exigent généralement des assemblées annuelles des actionnaires, des réunions du conseil d’administration et des procès-verbaux (une transcription) de ces réunions. Les actionnaires doivent en outre être informés des décisions qui ont une incidence sur le bien-être de la société. les décisions, telles que les fusions, les acquisitions ou la liquidation, ne doivent pas être prises avant le vote des actionnaires.
La finance
La société doit avoir ses finances en ordre. Si la société prête de l’argent à une partie intéressée (une personne ayant quelque chose à gagner), le prêt doit être assorti d’un taux d’intérêt légal et comporter des pénalités de retard, comme tout autre prêt. La société doit fournir un capital suffisant pour faire face à ses risques et à ses responsabilités. Si une société constituée avec peu de capital et ayant une dette importante, le tribunal pourrait considérer cela comme un abus du système et permettre aux créanciers de s'emparer de biens personnels. En outre, des salaires trop élevés, des primes ou d’autres paiements versés à des initiés pourraient causer des problèmes à la société, affirme André.
Les affaires sont les affaires
Un membre du conseil ou un entrepreneur ne peut pas mélanger des fonds de société avec des fonds personnels. Nina Kaufman, avocate en droit des affaires à New York, qualifie cela de "mélange de fonds" dans son article de 2010 intitulé "Participez à l'entretien de votre entreprise". Ces comptes doivent être tenus complètement séparés. Mélanger ces fonds, c'est poser des problèmes.
Records
Des enregistrements et des documentations adéquats sont également essentiels à la bonne gestion de l'entreprise. La société devrait avoir dans ses dossiers des documents tels que les détails de chaque assemblée qu’elle tient, des registres comptables, un procès-verbal de chaque actionnaire et des copies des communications écrites adressées aux actionnaires. André affirme que les traces légitimes constituent la meilleure forme de protection pour la société et ses parties intéressées.
