Beaucoup de gens ne liront les instructions qu'en dernier recours. Une fois que les personnes les ont lues, elles ne sont utiles que si elles sont écrites dans un langage clair et concis. Une fois que vous aurez compris votre public, vous serez mieux préparé pour faire une introduction, suivie des instructions.
Etudiez votre public
Les instructions indiquent généralement au lecteur comment faire, construire, utiliser ou entretenir un produit ou une procédure. Tout d’abord, qualifiez votre public cible pour savoir dans quelle mesure il comprend le sujet. Par exemple, si vous écrivez des instructions pour les nouvelles recrues, elles doivent être rédigées en langage clair, tandis que les instructions destinées à la direction peuvent inclure davantage de jargon de l’industrie. Utilisez un langage approprié pour les lecteurs et incluez autant de détails que nécessaire pour effectuer la tâche.
Créer une introduction
Très souvent, les lecteurs sautent une introduction narrative et passent directement aux instructions. Une façon d'aider les lecteurs à se familiariser avec les introductions consiste à écrire une explication ou une raison pour les instructions dans une liste numérotée au lieu d'un paragraphe. Les lecteurs sont plus susceptibles de consulter la liste. Indiquez le but des instructions, qui doit lire le document et son contenu, chacun sous un en-tête distinct. Cette introduction donne également aux lecteurs un indice sur ce qui n'est pas couvert.
Utiliser la voix active
Évitez d'utiliser une voix passive, telle que «Le fil blanc doit être inséré dans la prise A.». Écrivez plutôt des instructions sous la forme de commandes nécessitant une voix active, telles que «Insérez le fil blanc dans la prise A.»., un récit ou un livret, divisez les phrases longues à étapes multiples en instructions brèves répertoriées sous les en-têtes. Découpez les phrases qui incluent le mot «et» en phrases séparées plus courtes. Au lieu d'écrire «Le câble doit être épissé et placé dans la prise rouge», écrivez deux phrases commençant par des verbes d'action, tels que «Épissure du câble. Placez le câble épissé dans la prise rouge. "Un titre clair et audacieux pourrait dire quelque chose comme" Connecter les fils ".
Actions séparées des informations explicatives
Très souvent, les instructions nécessitent également des explications. Rédigez des commentaires explicatifs de deux manières. Mettez les instructions en gras afin qu'elles ressortent ou fournissez des explications dans une colonne séparée à titre de référence. Une tactique consiste à placer les étapes d'un côté du document, avec les explications dans un court paragraphe dans une colonne côte à côte. Un autre moyen plus efficace consiste à mettre en gras les instructions et à compléter l’étape en écrivant les explications. Par exemple, «Appuyez sur le bouton rouge pendant trois secondes (en gras). Cela permettra à la lumière de s'activer.
