La rédaction d'un certificat de travail est une tâche courante des ressources humaines. Toutefois, ce n’est généralement pas une bonne idée de transmettre des informations sur les employés actuels ou passés par téléphone. D'une part, vous n'avez aucun moyen de vérifier l'identité de l'appelant. D'autre part, la communication d'informations par téléphone enfreint les contrôles de confidentialité en vigueur dans la plupart des entreprises. Une meilleure option consiste à exiger une autorisation écrite de l'employé, puis à fournir par écrit des informations sur l'emploi.
Pourquoi un certificat d'emploi?
Les entreprises et les personnes qui prennent des décisions fondées en partie sur leur emploi actuel ou passé et sur leur salaire ont besoin d’un moyen de vérifier les informations fournies par un employé. Les plus courants sont les banques et autres établissements de crédit, les propriétaires, les agences de recrutement et d’autres employeurs potentiels. Les prêteurs et les propriétaires n'ont généralement besoin que de vérifier le statut d'emploi et le salaire. Les entreprises qui embauchent peuvent demander des informations relatives à l'assiduité, aux rôles et aux tâches. Votre politique de vérification déterminera la quantité d'informations que votre société est disposée à fournir.
Vérification standard ou formelle
Les informations que vous incluez dans un certificat d’emploi varient souvent selon que vous créez un certificat standard ou formel. L'une ou l'autre version doit être sur le papier à en-tête officiel de l'entreprise et inclure la date, le titre et la signature de la personne effectuant la vérification. Un certificat standard, tel que celui qu'un propriétaire peut demander, comprend généralement le nom de l'employé, son statut professionnel, le titre du poste en cours et son salaire annuel de base. Un certificat officiel délivré à un prêteur peut également inclure le numéro de sécurité sociale de l'employé et un sceau ou un cachet officiel de la compagnie émis par un notaire.
Format et style
Un certificat de travail n'a pas de mise en page standard. À l'aide d'une feuille de papier standard de 8,5 sur 11 pouces, définissez l'orientation de la page sur Paysage et les marges sur 0,5 pouce pour que la vérification apparaisse plus comme un certificat traditionnel. Définissez l'orientation sur Portrait et utilisez les marges standard de 1 pouce pour une apparence de lettre commerciale. Centrez le papier à en-tête, qui doit inclure le nom de l'entreprise et les informations de contact, puis commencez à saisir les informations de vérification. Vous pouvez formater le certificat sous forme de tableau et entrer chaque information sur une ligne séparée à double interligne. Sur le côté gauche, entrez des étiquettes telles que «Employé», «Position actuelle» et «Revenu annuel». Ajoutez les informations appropriées sur le côté droit.
Options de livraison
Les options de livraison sont souvent différentes pour les certificats standard et formels. Pour un certificat de travail standard, la plupart des entreprises enverront par courrier, fax ou courrier électronique les informations à un destinataire. Lorsqu'un certificat formel comprend un numéro de sécurité sociale, la plupart des entreprises envoient ces informations par la poste américaine. Vous pouvez également permettre aux employés de récupérer et de livrer leur propre certificat. Si vous informez un employé que vous avez délivré un certificat dépend de la taille de votre entreprise et du nombre de demandes que vous recevez pour ce service.
