L'écriture au format commercial est différente des autres types d'écriture. Les directives sont plus rigides et le style que vous écrivez est généralement prédéterminé. Lorsque vous écrivez en style professionnel, le but est toujours de paraître professionnel. Une grande partie de vos écrits sera destinée à des clients, des collègues ou des supérieurs existants ou potentiels. Certains de ces documents peuvent influer sur les performances de votre entreprise ou de votre entreprise. Il est donc essentiel de suivre les directives.
Utilisez le format bloc, bloc modifié ou semi-bloc lors de la rédaction d'une lettre professionnelle. Le format de bloc est le plus couramment utilisé. Dans ce format, tout est justifié à gauche et à simple interligne, à l'exception d'un double espace entre les paragraphes.
Rédigez votre document pour le public. Concentrez-vous sur leurs besoins et leurs intérêts plutôt que sur les vôtres. Pensez à ce que les lecteurs doivent savoir et déterminez le moyen approprié de relayer l'information à ces lecteurs spécifiques.
Utilisez un ton formel lorsque vous écrivez aux supérieurs ou aux clients. Utilisez uniquement un ton informel pour les mémos ou les courriels adressés à vos collègues.
Accentuez les informations positives et concentrez-vous sur les avantages pour le lecteur. Ceci est particulièrement important lorsque vous écrivez une lettre contenant un message négatif.
Écrivez clairement et de manière concise. Vous pouvez le faire en gardant des paragraphes courts, en indiquant des informations importantes au début du document et des paragraphes et en utilisant des listes lorsque cela est possible. Cela aide vos lecteurs, qui sont généralement pressés par le temps, à trouver les informations importantes même s'ils ne font qu'effleurer le document.
Relisez votre document pour vous assurer qu'il ne contient pas d'erreurs d'orthographe, de grammaire ou de ponctuation. Toute erreur dans votre écriture peut vous faire paraître peu professionnel ou insouciant.
Conseils
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En règle générale, vous pouvez utiliser les mots "je" et "vous" dans un document commercial. Cependant, soyez prudent lorsque vous utilisez le mot "nous", car cela transforme vos mots en une réflexion sur l'ensemble de la société.
Toujours utiliser un deux-points, pas une virgule, après la salutation dans une lettre commerciale.
