Une proposition écrite propose toujours de répondre à un besoin avec un service, un produit ou un projet. Pour réussir, une proposition doit simultanément informer et convaincre son auditoire des qualifications, de la solution et du budget du proposant.Une proposition sollicitée fournit généralement des informations spécifiques que les lecteurs demandent dans un ordre et un format particuliers. Une proposition spontanée doit parfois convaincre les lecteurs qu’il existe un besoin. Quoi qu'il en soit, une proposition doit avoir un début, un milieu et une fin convaincants. Adaptez chaque section de votre proposition de manière à fournir succinctement ce que vos lecteurs doivent savoir pour accepter la solution proposée en toute confiance.
Début
Créez la "matière première" de votre proposition. Cela consiste généralement en une lettre d'envoi, une page de titre, une table des matières et un résumé du projet. Le résumé de votre proposition peut prendre la forme d’un résumé de 100 à 300 mots ou d’un résumé d’une page.
Commencez votre proposition par le titre "Introduction". Révélez le but de votre proposition et prévisualisez son contenu. Décrivez votre relation avec vos lecteurs ou avec diverses sources d’information. Décrivez brièvement votre solution, en particulier ses avantages, pour attirer vos lecteurs.
Discutez du «contexte» de votre proposition. Énoncez le problème et décrivez votre public. Démontrez que vous avez bien étudié le problème sous plusieurs angles pour trouver une solution satisfaisante. Énoncez clairement vos prémisses et vos hypothèses et définissez les termes de base que vous utilisez dans la proposition.
Milieu
Décrivez votre «solution». Montrez à vos lecteurs pourquoi votre solution constitue le meilleur moyen de résoudre ce problème urgent. Discutez des avantages de votre solution de manière persuasive, en utilisant de préférence des faits et des chiffres concrets pour appuyer vos revendications.
Décrivez “l'approche” ou la “méthodologie” avec laquelle vous allez mettre en œuvre votre solution. Incluez des informations sur la manière dont vous allez séquencer et gérer le travail et assurez-vous de disposer de suffisamment de main-d'œuvre et de ressources pour obtenir des résultats de qualité. Détaillez un calendrier qui indique les étapes clés et les points de contrôle critiques, ainsi qu'un plan de travail qui montre l'implication de tous les participants au fil du temps.
Énumérez vos «qualifications» pour que vos lecteurs se sentent à l'aise et confiants dans vos capacités. Fournissez la preuve que vous et votre équipe, le cas échéant, avez l'expérience et les antécédents pour bien faire le travail.
Détaillez un «budget» qui répertorie toutes les ressources dont vous aurez besoin et les coûts correspondants. Calculez le coût total de l'opération, y compris la main-d'œuvre, les matériaux, l'équipement, les fournitures, etc.
Fin
Terminez par une «conclusion» qui rappelle et souligne les avantages de votre solution. Demander l'approbation de manière encourageante, confiante et convaincante. Offre de fournir des informations supplémentaires au besoin.
Indiquez vos «références». Citez les sources que vous avez utilisées pour développer votre proposition.
Compilez une section «Annexes» composée de documents supplémentaires à l’appui des réclamations ou illustrant les déclarations faites dans votre proposition. Ceux-ci peuvent inclure des feuilles de calcul, des organigrammes, des projets similaires ou des études de cas, des curriculum vitae, des lettres de recommandation, des livres blancs, etc.
Conseils
-
Les besoins d’information de votre public doivent déterminer ce qu’il faut inclure ou exclure de votre proposition.
Déclenchez l’inquiétude suscitée par votre solution auprès de vos lecteurs. Faites précéder vos informations de coûts par vos qualifications rassurantes et suivez-les en récapitulant les opportunités et avantages intéressants de votre solution.
Vous n’aurez peut-être pas besoin de toutes les sections susmentionnées et pourrez même combiner plusieurs sections en une seule. Inversement, vous pouvez créer de nouvelles sections pour satisfaire le besoin de savoir de vos lecteurs. Par exemple, ajoutez une section «Review of Literature» après «Background» pour décrire les travaux étroitement liés à votre proposition. ou, ajoutez une section «Contrat» après «Qualifications» pour indiquer vos hypothèses, attentes ou exceptions contractuelles.
Formatez votre proposition pour en faciliter la lecture. Fabriquez chaque paragraphe de façon à ce que votre point principal commence ou se termine, en réservant la partie centrale pour des détails ou des exemples. Assurez-vous que chaque paragraphe ne dépasse pas 10 lignes. Mettez en italique ou soulignez les points clés et utilisez des titres et des sous-titres pour aider les lecteurs à localiser rapidement les informations. Sauf indication contraire, utilisez une taille de police de 10 à 12 points.
Vérifiez votre proposition pour les fautes d'orthographe et de grammaire. Si possible, demandez à de nouvelles personnes d'examiner votre proposition avant de l'imprimer et de la soumettre.
Créez des modèles et adaptez les sections applicables des propositions retenues dans les propositions futures.
