Lorsque vous avez besoin de résumer une grande quantité d’informations, un mémo ou une lettre est un moyen efficace de le faire. Beaucoup de gens trouvent difficile d’écrire et croient ne pas avoir le vocabulaire pour le faire. Mais comme le dit le professeur d'écriture William Zinsser, écrire ne fait que penser à du papier. Tout ce que vous avez à faire est d’organiser vos pensées, de suivre le style du format que vous avez choisi et d’utiliser un langage simple et clair.
Écrire un rapport dans un mémo
Écrivez un en-tête. Pour un mémo, indiquez dans le coin supérieur gauche qui est censé le lire (par exemple, À: Tous les employés), qui l’a écrit (De: Votre nom), qui d’autre le recevra (CC: Nom du destinataire) le date (date actuelle) et de quoi il s'agit (Sujet: Sujet à adresse.)
S'il s'agit d'une lettre, commencez par une date et une salutation, telles que "À tous les employés:".
Pensez à votre public.Si vous écrivez à un public général, utilisez un langage que tout le monde comprendra. Les nouveaux employés ne connaissent peut-être pas encore le jargon de l'entreprise et les employés d'un service peuvent ne pas comprendre la terminologie d'un autre.
Faites un contour. Organiser vos pensées permet une écriture claire. Réfléchissez à ce que votre public voudra savoir et à ce que vous voudrez lui dire. Insistez sur les principales conclusions du rapport et sur ce que cela signifie pour les personnes qui lisent le mémo.
Commencez par des déclarations liminaires fortes. Reconnaissez le rapport et ses conclusions. Par exemple, "à la suite de notre récente étude de productivité, nous allons apporter plusieurs modifications à nos politiques d'utilisation d'Internet".
Explique. Mettez en surbrillance les données ou les résultats qui appuient la conclusion. "Les consultants ont constaté que les employés passaient en moyenne deux heures par jour à vérifier leurs e-mails et à gérer leurs équipes sportives fantastiques." Indiquez également aux lecteurs quand les changements auront lieu.
Dites aux gens où ils pourraient aller pour obtenir des informations plus complètes (le cas échéant). Par exemple, "Nous en discuterons davantage lors de notre réunion hebdomadaire du personnel le vendredi" ou "Le rapport complet est disponible pour tous les employés au format PDF". Ne signez pas le mémo; votre nom est en haut de la note. Si vous écrivez une lettre, utilisez votre prénom, votre nom complet, votre nom complet et votre titre, en fonction des circonstances et de vos préférences.
Réécrivez et coupez le fouillis. Relisez le brouillon et éliminez les mots inutiles. Par exemple, "l’entreprise est d’avis que le bureau de Scranton devrait chercher activement à réduire les problèmes de non-productivité en limitant l’utilisation non professionnelle des ressources de la société", peut être reformulé ainsi: "La société nous a demandé de limiter l’utilisation personnelle des biens de la société. va augmenter notre productivité."
Relisez et corrigez l'orthographe. Demandez à un collègue de confiance de vérifier votre grammaire et votre tonalité; une phrase mal écrite peut être interprétée comme jamais auparavant. Lancez également la vérification orthographique mais faites attention aux fonctionnalités de remplacement automatique des mots. Vous ne voulez pas que votre rapport indique "Indonésie" alors que vous vouliez dire "Indiana".
