Pour les propriétaires d’entreprises qui possèdent des entreprises en ligne, il n’a aucun sens de facturer aux clients autre chose qu’un courrier électronique de facturation. Même les propriétaires d'entreprises physiques ont constaté que les factures par courrier électronique constituaient un progrès considérable par rapport à la version papier traditionnelle. La personne moyenne vérifie son courrier électronique environ 15 fois par jour, et environ les deux tiers des personnes vérifient dès qu’elles sortent du lit le matin. Cela donne à votre facture une place prioritaire dans leur esprit par rapport à toute facture papier qui arrive quelques jours plus tard dans leur boîte aux lettres. Dans la plupart des cas, cela peut aboutir à des paiements plus rapides et plus cohérents à tous les niveaux.
Les avantages des factures par courrier électronique
Si vous avez facturé des clients par courrier dans le passé, vous aurez peut-être du mal à voir les avantages du passage à la facturation en ligne. En premier lieu, la facturation sans papier est meilleure pour l'environnement, car elle permet d'éviter la destruction de millions d'arbres et d'innombrables litres de carburant dans les véhicules de distribution de courrier. Si le respect de l'environnement est important pour vos clients, la facturation en ligne peut les impressionner par leur dévouement à l'environnement. Outre cet avantage évident, la facturation en ligne présente de nombreux autres avantages.
- L'envoi de factures en ligne est beaucoup moins cher. Au lieu de payer pour du papier, des enveloppes et des timbres, vous envoyez simplement un message numérique sur Internet.
- Les factures numériques peuvent être plus sécurisées. Indépendamment des histoires d'horreur de pirates informatiques, il est toujours aussi facile pour les voleurs de voler votre boîte aux lettres que votre courrier électronique.
- Cela donne des options à vos clients. Ils peuvent payer leurs factures en dehors de la ville, au milieu de la nuit ou dans toute autre situation qui leur convient.
- Les courriels sont beaucoup plus rapides que le courrier papier. Si vous souhaitez contacter un client, vous pouvez le faire instantanément au lieu d'attendre plusieurs jours pour la livraison d'une enveloppe.
- La facturation sans papier vous permet de rationaliser l'ensemble de vos processus métier. Il est possible de regrouper toutes les informations et tous les programmes de votre bureau dans un seul ordinateur portable ou une seule tablette, ce qui rend votre entreprise véritablement portable.
Utilisation de PayPal pour envoyer une facture
PayPal est une entreprise de transfert d'argent conçue pour être une alternative électronique aux chèques et aux mandats. Ses premières racines ont commencé en 2000 et se sont développées assez rapidement pour permettre une offre publique en 2002. La popularité d'eBay et d'autres sites qui permettent aux petites entreprises de prospérer ont fait de PayPal le partenaire financier idéal de nombreux propriétaires de petites entreprises.
Aujourd'hui, PayPal permet les transferts financiers entre personnes ou entre entreprises et particuliers.Les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir des fonds via l'interface PayPal, ce qui permet aux utilisateurs d'envoyer de l'argent en ligne sans transmettre leurs informations financières à des étrangers. En tant qu'intermédiaire financier pour des millions de transactions, PayPal peut faciliter la facturation et la comptabilité de manière plus simple qu'avec des options de facturation individuelles.
Pour utiliser PayPal pour l'envoi de factures, vous devez configurer un compte professionnel sur le site. Une fois votre compte approuvé, ce qui prend généralement un jour ou deux, vous pouvez créer et envoyer des factures à partir de votre ordinateur ou de l'application sur votre appareil mobile. PayPal enverra la facture par e-mail à votre client avec un lien de paiement, et celui-ci pourra payer en utilisant son compte PayPal ou sa carte de débit ou de crédit. PayPal vous permet de personnaliser vos factures avec les logos et les informations de la société, ce qui en fait une option de qualité professionnelle pour les entreprises les plus petites.
Simplifier en utilisant une société de facturation
En fonction de vos connaissances financières et de vos besoins commerciaux, vous pouvez trouver une grande variété de sociétés de facturation qui s’intègrent bien avec vos plans de facturation. Ces sociétés offrent différents niveaux de tarification en fonction du type d’avantages qu’elles incluent, et toutes disposent au moins d’un modèle de facture de base que vous pouvez utiliser.
Factuellement
Invoicely est l’une des nombreuses entreprises proposant une version de base gratuite à essayer. Leur version de base vous permet d'envoyer des e-mails illimités sans limite de temps, mais les options plus coûteuses sont incluses. Montez d'un niveau ou deux et vous pouvez ajouter des fonctionnalités telles que les relevés récurrents, la prise en charge de paiements sous d'autres formes que PayPal et plus qu'une simple stratégie de marque.
Dû
Due figure presque universellement dans le top cinq des services de facturation en ligne. Ils sont connus pour leur sécurité extrême, ce qui est un avantage supplémentaire pour toute petite entreprise. Ils offrent un traitement des paiements internationaux, des paiements par cartes de débit ou de crédit et leur propre système de portefeuille numérique sécurisé. Due propose même un mini livret sur la facturation pour les pigistes et autres propriétaires de petites entreprises.
SimplyBill
SimplyBill se vante d'être le système de facturation en ligne le plus simple. Ils offrent environ 40 modèles de facture différents pour une variété de types d'entreprises, ainsi que la possibilité d'inclure les taux d'imposition dans vos factures. Ceci est essentiel si vous vendez des produits à travers le pays. Chaque facture a un suivi qui vous indique quand le client l'a ouverte et son tableur vous donne un bon aperçu de votre entreprise d'un mois à l'autre ou d'une année à l'autre. L'une des options de facturation en ligne les moins chères, SimplyBill ne coûte que 5 $ par mois pour le forfait de base après un essai gratuit de deux semaines.
Vague
Wave est unique, non pas dans ses services, mais dans sa structure tarifaire. Ils offrent tous leurs services de facturation gratuitement. Vous pouvez créer et envoyer des factures à partir de leur site, y compris des factures récurrentes et des factures correspondant à des plans de paiement mensuel. Les factures sont entièrement personnalisables pour leur donner un aspect professionnel. Vous pouvez même facturer sur la route avec leur application. Le seul moment où vous êtes imputé à Wave, c’est lorsque vous acceptez les paiements par leur intermédiaire. Ils offrent des services de cartes de crédit et de transactions bancaires par le biais de leur site Web et facturent un pourcentage de votre facture à titre de frais de transaction. Pour ceux qui facturent spécifiquement via PayPal ou par un autre moyen, la facture Wave peut être une alternative attrayante.
Inconvénients des e-mails de facturation
Bien que l'envoi de factures par courrier électronique puisse sembler la chose la plus naturelle à faire pour la plupart des entreprises, l'élimination de l'ancienne méthode de facturation papier peut présenter des inconvénients. En premier lieu, de nombreuses entreprises préfèrent conserver une copie papier de toutes les transactions. Bien que vous puissiez imprimer des courriels à sauvegarder dans vos fichiers, demander à vos clients de faire de même peut être perçu comme une imposition pour certaines personnes.
L'utilisation de factures en ligne peut entraîner un taux de paiement moins élevé. Il peut être plus facile pour votre facture d’éviter l’attention des clients s’ils n’ont pas un morceau de papier à la main en guise de rappel. Réduisez ce danger en mettant en place un système d'e-mails de rappel lorsque les paiements sont en retard.
Les paiements électroniques arrivent généralement plus rapidement que ceux envoyés par la poste, mais ce n'est que si votre client voit votre facture. Tous les systèmes de messagerie ont des filtres anti-spam intégrés qui capturent et éliminent les courriers électroniques inconnus et indésirables. Si votre facture est coincée dans un filtre anti-spam, il y a de fortes chances que votre client ne la voie jamais. Vous pouvez réduire les risques que cela se produise en leur demandant de vous ajouter à leur liste d'adresses approuvée, mais cela peut toujours arriver.
L'utilisation de factures en ligne pour facturer les clients peut permettre des paiements plus rapides, mais vous pouvez payer un prix avec des frais de transaction. Votre banque ou votre institution financière ne vous facture probablement pas de frais lorsque vous déposez un chèque, mais tous les services financiers en ligne facturent un pourcentage pour le transfert d'argent du compte d'un client vers le vôtre. Vous pouvez déduire ces frais en tant que coûts d'exploitation, mais vous devrez en tenir compte avant de décider d'utiliser ou non la facturation en ligne.
