Lorsque votre organisation a besoin de collecter des fonds, un événement bénéfice peut être une option agréable et lucrative. En proposant un après-midi ou une soirée combinée à la possibilité de gagner des prix à partir d'un tirage au sort ou d'une enchère lors d'un encan silencieux, votre organisation peut collecter des fonds tout en renforçant la bonne volonté et en soutenant votre cause. Suivre les règles de bonne étiquette peut augmenter ce soutien et le maintenir au fil du temps.
Être honnête et franc
Alors que la plupart des personnes qui assistent à un événement bénéfice le font en sachant qu’on leur demandera, et qu’on peut s’attendre à ce qu’elles donnent de l’argent, il est également important d’apporter une valeur ajoutée aux participants. En plus de la vente aux enchères et du tirage au sort, offrez des plats, des boissons et des divertissements pour donner à vos invités l'occasion de se rencontrer et de se rencontrer Lorsque vous faites la promotion de l'événement, énumérez les différentes activités de collecte de fonds qui se dérouleront pendant l'événement. Un participant peut considérer son achat de billet comme un don à la cause et se sentir aveuglé par des demandes supplémentaires d'argent par le biais de billets de tombola ou d'autres demandes de dons.
Prenez non pour une réponse
Même si votre cause est valable et importante, il y aura des moments où les donateurs potentiels ne voudront pas ou ne pourront pas donner de l'argent. Quand une personne refuse de participer, acceptez la réponse gracieusement sans tenter d'utiliser la culpabilité ou la manipulation pour la faire changer d'avis. Remerciez-la poliment pour sa considération et, le cas échéant, demandez-lui si vous pourrez la contacter à l'avenir avec d'autres opportunités.
Vente de billets pendant l'événement
Lors de certains événements, les participants peuvent acheter des billets de tirage au sort à un endroit donné, tel que la table d'ouverture de session, ou l'organisation dispose de représentants itinérants qui approchent les invités tout au long de l'événement. Si vous travaillez dans la salle pour vendre des billets, utilisez l'étiquette appropriée lorsque vous vous approchez des gens. Attendez une pause dans les conversations avant de vous interrompre et dites toujours «Excusez-moi» ou «Excusez-moi» lorsque vous vous engagez dans une conversation de groupe. Souriez et offrez un argumentaire de vente court pour vos billets de tombola. Portez beaucoup de monnaie pour pouvoir payer des factures élevées aux acheteurs et dites toujours merci aux donateurs.
Être informé
Lorsque vous vendez des billets de tombola ou encouragez les donateurs à participer à une enchère, les représentants doivent être aussi informés que possible. Cela signifie qu'ils doivent connaître le plus de détails possible sur l'événement et les prix, l'utilisation qui sera faite de l'argent et les incidences fiscales de la participation. Préparez des points de discussion que chaque représentant doit mémoriser, afin que chacun puisse fournir cette information sans faire attendre les donateurs potentiels. En plus de l'argumentaire de vente en personne, fournissez des informations sur votre cause avec des affichages placés autour de l'événement. Par exemple, une affiche présentant les services de votre organisation ou un modèle réduit d'un bâtiment proposé peut aider à clarifier le but de la collecte de fonds et à renforcer le soutien des donateurs.
Dis merci
Lorsque le bénéfice est terminé, prenez le temps de remercier les donateurs qui ont acheté des articles lors de la vente aux enchères et ont fait des dons à la collecte de fonds. S'il est peut-être impossible de remercier toutes les personnes qui ont acheté un billet de tombola, si les billets ont été achetés anonymement, essayez de rassembler autant de noms et d'adresses que possible et envoyez des lettres de remerciement et des lettres personnalisées. Reconnaître le soutien des donateurs de votre organisation peut aider à établir une base de donateurs récurrents. En plus des lettres individuelles, accusez réception des donateurs sur le site Web de votre organisation, avec des panneaux lors de l’événement et des annonces dans le programme de l’événement et dans les médias locaux.
