Les factures doivent comporter des dates afin de clarifier les obligations de l'émetteur et du destinataire. La date de facturation est la date de publication du document - pas nécessairement la date à laquelle les produits ou services ont été fournis. Les conditions de paiement sont interprétées par rapport à cette date. La date est également un moyen par lequel les factures individuelles sont enregistrées et distinguées les unes des autres. Les dates de facturation doivent être bien en évidence pour éviter toute confusion et pour garantir que la facture est un document fiable.
Modalités de paiement
Les factures comprennent un calendrier d’expédition ou d’attente de paiement. Le délai de paiement de "30 jours nets", par exemple, est calculé à partir de la date de facturation, de sorte que le paiement est dû au plus tard 30 jours à compter de la date de la facture. La date d'expédition peut être la date de la facture si celle-ci a été produite le jour même de l'expédition des marchandises. Si un paiement devient en retard, les entreprises s’appuieront sur le calendrier fourni par la date de la facture et les conditions pour la collecte. Si les clients reçoivent un rabais pour paiement anticipé, ces dates déterminent si la facture a été payée suffisamment à l'avance pour recevoir le bonus.
Enregistrement des factures
Les entreprises qui envoient beaucoup de factures devraient avoir un système permettant de générer des numéros de facture uniques pour chaque vente. Un système de numérotation séquentielle permet de suivre facilement les factures lorsqu'elles sont produites et payées, même si plusieurs factures sont produites avec la même date de facture.
