Plus il est facile de naviguer dans un bon de commande, plus il est probable qu'un client potentiel sera non seulement enthousiaste à le remplir, mais aussi qu'il achètera plus d'articles que prévu. Les bons de commande peuvent être créés sous forme de notices de catalogue, distribués séparément lors de séminaires ou présentés sous forme électronique dans le contexte d'un site Web. Pour les besoins de cet article, le scénario sera que vous êtes un auteur lors d'une conférence à venir. Parce que les participants peuvent oublier d'emporter leur carnet de chèques (ou ne pas vouloir faire de gros achats de livres), vous aurez des formulaires de commande papier qu'ils pourront prendre après votre discours, les remplir à la maison et les poster. retour à vous avec le paiement.
Ouvrez un nouveau document dans Word et définissez vos marges de 1 pouce de chaque côté. Choisissez un 10 à 12 pt. Une police facile à lire et qui utilise la même police dans tout le formulaire de commande.
Centrez le nom de votre entreprise, votre adresse, vos numéros de téléphone et de télécopieur d’affaires, votre site Web et votre courrier électronique en haut de la page. Si vous avez un logo d'entreprise, placez-le dans le coin supérieur gauche. Insérez six retours obligatoires sous vos informations de contact.
Créez une grille de commande en cliquant sur "Insérer" dans la barre d'outils supérieure, puis en cliquant sur "Tableau". Cela ouvre une petite fenêtre qui vous demande combien de colonnes vous voulez et combien de lignes. Sélectionnez "4" colonnes. Le nombre de lignes que vous désignez dépend du volume de produits que vous devez vendre. La plupart des formulaires de commande de catalogue comportent 10 à 20 lignes vierges que les clients remplissent eux-mêmes. Pour que cet exemple de formulaire soit le plus simple possible pour les utilisateurs, vous ne créerez autant de lignes que de titres de livres. Disons que vous avez six romans d'amour. Entrez le nombre "6" pour les lignes et cliquez sur "OK".
Manipulez la largeur de chacune des colonnes en plaçant le curseur sur la droite verticale de l'une des cases du haut. Une icône apparaît avec les flèches pointant à gauche et à droite. Cliquez et faites glisser pour allonger ou raccourcir automatiquement la largeur de toutes les lignes situées en dessous. Faire la colonne numéro un une longueur de 3 pouces. Faites les colonnes restantes une largeur de 1 pouce chacune.
Tapez les mots "Titre du livre", "Prix", "Quantité" et "Total" au-dessus des quatre colonnes. Si vous vendez autre chose que des livres à cette conférence, remplacez "Titre" par "Produit".
Remplissez les titres de chacun de vos six livres dans les rangées de la première colonne. Encore une fois, un bon de commande traditionnel obligerait les clients à renseigner les produits qu'ils souhaitent, mais l'objectif de cet exemple de formulaire est de le rendre le plus convivial possible et de leur faire gagner le temps nécessaire pour tout copier.
Indiquez le prix unitaire de chaque livre dans la colonne numéro deux, mais laissez les colonnes trois et quatre vides.
Allez au bas de la grille, insérez deux retours brut et faites défiler jusqu'à ce que vous soyez juste en dessous de la troisième colonne. Tapez le mot "Total" suivi d'une ligne juste en dessous de la colonne quatre. Insérez une déclaration ferme, faites défiler jusqu'à ce que vous soyez sous le mot "Total" et tapez les mots "Taxe de vente". Répétez cette étape deux fois de plus et ajoutez les mots «Expédition» et «Montant dû». Insérer deux retours durs.
Tapez chacun des mots suivants sur une ligne distincte suivie de deux points et d'une ligne: "Date du jour", "Nom du client", "Adresse municipale", "Ville, État et code postal", "Adresse électronique" et "Numéro de téléphone. " Expliquez sur une ligne distincte que l'adresse électronique ne sera utilisée que pour confirmer la commande et que le numéro de téléphone est demandé en cas de problème avec la commande ou lors du traitement du paiement.
Créez une section de traitement de paiement sur votre formulaire qui permet aux clients de payer par chèque, carte de crédit ou via PayPal. Pour les achats par carte de crédit, ils devront identifier le type de carte de crédit utilisé, le numéro de la carte, la date d'expiration et le nom du détenteur de la carte. Fournir une ligne de signature. Pour les achats PayPal, les clients doivent uniquement fournir les informations de leur compte PayPal (l'adresse e-mail sous laquelle le compte est enregistré) et leur signature. S'ils écrivent un chèque, indiquez-leur à qui le chèque doit être libellé et à quel endroit (il s'agira généralement de l'adresse en haut du formulaire de commande).
Incluez des informations au bas de votre formulaire sur la livraison attendue (par exemple, "vous devriez recevoir votre commande dans un délai de 2 à 4 semaines"), les politiques de remboursement et tout ce que vous aimeriez qu'ils connaissent. Toujours inclure un "merci" comme dernière ligne.
Conseils
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Conservez le bon de commande sur une page et veillez à ce que le plus d’espaces blancs possible.Un bon de commande encombré qui demande trop de travail à déchiffrer va devenir un tournant.
Le nombre de colonnes dont vous aurez besoin pour un formulaire dépend du nombre de choix attendus du client (tels que la couleur, la taille et le monogramme).
Il est très facile de créer des cases à cocher sur votre formulaire (comme pour les informations de carte de crédit). Si vous utilisez Microsoft Office 2007, cliquez sur le bouton "Microsoft Office" dans le coin supérieur gauche, suivi de "Options de Word", "Populaire" et "Afficher l'onglet du développeur". Cela vous permet d’ouvrir des «outils hérités», d’intégrer des cases à cocher et d’insérer des champs vierges et des menus déroulants. Les deux derniers sont des outils particulièrement utiles si vous créez des formulaires de commande en ligne. Si vous utilisez un programme autre que Microsoft Office 2007, effectuez une recherche d'aide sur "créer des formulaires", et vous serez guidé dans les procédures permettant de rechercher ces mêmes outils dans votre programme de traitement de texte.
Gardez votre explication des coûts d'expédition aussi simple que possible. Dans le cas des commandes de livres, vous diriez quelque chose comme "1,75 USD par livre". Pour les produits dont le volume risque d'être élevé, accordez une remise de 10 à 20% sur une certaine quantité de marchandise achetée.
Attention
Ne réduisez pas les lignes de la grille des lignes de sorte que les clients doivent imprimer très petit.
Si votre inventaire est défini non seulement par son nom de produit, mais également par un numéro d'article, simplifiez le processus pour vos clients en limitant le nombre de chiffres à taper ou à écrire manuellement sur votre formulaire de commande. Par exemple, un bol italien de 10 pouces avec un numéro d'article de 37452000017656665 est beaucoup pour quelqu'un à écrire. Si vous ne portez qu'un seul type de bol, il suffit à un client de l'identifier comme "bol italien" et vous saurez exactement ce que c'est. Si certains bols ont tous des numéros de stock différents, demandez-leur d'écrire uniquement les trois derniers numéros - dans ce cas, "bol italien 665".
