L’importance d’un système de classement bien organisé n’est jamais plus évidente que lorsqu’un document important est porté disparu. Des systèmes de classement inefficaces peuvent entraîner une perte de temps, d’argent et une mauvaise prise de décision si le document manquant contient une information essentielle et que vous devez prendre une décision sans elle. Une façon de créer un ordre chaotique consiste à configurer un système de classement numérique dans lequel vous affectez des numéros aux enregistrements, tels que des commandes d'achat, des postes d'inventaire et des estimations, ainsi que des informations sur les fichiers par ordre croissant ou du plus petit au plus grand.
Articles dont vous aurez besoin
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Système de numérotation
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Classeur
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Guides de séparation de fichiers
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Onglets séparateurs de fichiers
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Chemises de classement, couleurs assorties
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Étiquettes
Configurer les catégories et le système de numérotation
Configurez les catégories de fichiers et attribuez des numéros de contrôle. Répertoriez séparément les départements de votre organisation. Attribuez un numéro de contrôle principal à chaque service. Par exemple, une petite entreprise peut choisir de définir des catégories, telles que "Financier", "Ventes", "Achat", "Ressources humaines" et "Équipement". Attribuez un numéro de contrôle pour identifier chaque catégorie principale, telle que 100 dans Financial; 200, ventes; 300 achats; 400, ressources humaines; et 500, équipement.
Configurez des sous-catégories de fichiers et affectez des numéros de sous-contrôle pour définir et identifier chaque sous-catégorie. Par exemple, à la catégorie Ventes, vous pouvez ajouter 10 pour les rapports de ventes. 20, estimations des ventes; et 30, recettes de vente.
Configurez un système de numérotation dans chaque sous-catégorie pour identifier les documents individuels dans la sous-catégorie. Cela deviendra le numéro que vous imprimez sur le document lui-même. Par exemple, si vous envoyez une commande pour des formulaires d’estimation des ventes préimprimés, indiquez le numéro du premier formulaire sous le numéro 200-20-01 ou 200 20 01, si vous préférez. Chaque document successif sera incrémenté de un. Vous pouvez imprimer "200-20-02" sur le deuxième formulaire d’estimation des ventes, par exemple.
Créez un index principal de votre plan de classement. Cela servira de table des matières pour votre classeur.
Armoire de rangement
Établissez un système de code de couleur pour identifier les principales et les sous-catégories. Par exemple, vous pouvez établir une règle qui utilise une étiquette de séparateur de fichier bleu pour identifier les catégories principales. Les dossiers de fichiers colorés peuvent ensuite identifier les sous-catégories, comme dans les dossiers rouges pour les rapports sur les ventes, les dossiers verts pour les estimations des ventes et les dossiers jaunes pour les reçus des ventes. Les étiquettes des dossiers de fichiers identifieront son contenu, telles que les étiquettes affichant les numéros 01-100, 101-200, etc.
Créez les onglets de séparation des catégories principales et placez-les dans le classeur. Étiquetez et placez les dossiers de sous-catégorie initiaux dans le classeur et ajoutez-les si nécessaire.
Classer les documents dans l'ordre numérique approprié.
Conseils
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Prenez le temps d'identifier les besoins de votre entreprise et de choisir une catégorie et un système de numérotation qui conviennent à votre entreprise.
Si vous utilisez un système de comptabilité informatisé et imprimez vos propres formulaires, vous devrez peut-être modifier le système de numérotation afin de refléter les exigences de classement. Par exemple, la numérotation sur les formulaires d’estimation des ventes peut commencer à 200-20-01 et s’incrémenter d’une unité pour chaque nouvelle estimation.
Indiquez un emplacement et un conteneur spécifiques pour tous les documents non encore archivés, au cas où vous auriez besoin d'y accéder entre-temps.
La meilleure façon de vous conformer aux exigences de classement consiste à établir un calendrier, par exemple quotidien ou hebdomadaire.
