Toutes les organisations exigent une bonne gestion des enregistrements, à partir du moment où les enregistrements sont générés jusqu'à leur purge du système. Des systèmes de classement inexistants ou mal planifiés entraînent des difficultés pour archiver et récupérer des enregistrements ou un manque d'efficacité dans la gestion du flux d'informations. Ils peuvent également définir des problèmes juridiques liés à la perte de registres ou à la tenue de registres défaillants. Les systèmes de classement bien conçus utilisent des étiquettes codées alphabétique, alphanumérique ou numérique, permettant une gestion efficace des enregistrements et des organisations plus professionnelles.
Systèmes de classement numériques expliqués
Les systèmes de classement numériques attribuent des numéros à chaque fichier ou enregistrement contenant des informations. La numérotation peut être tirée de l'enregistrement lui-même (numéros de commande d'achat), des fichiers de numérotation par ordre de génération d'enregistrement (de 1 à 1 000), en utilisant la numérotation par section où les fichiers sont numérotés sous des sections - ou catégories - tels que 100, 200, 300, etc.., appartiennent à des sous-positions spécifiques ou utilisent des décimales (similaire au système décimal de Dewey). Les systèmes de classement numériques incluent souvent un index de fichier pour faciliter la récupération des enregistrements.
Organisation et maintien de la commande
Le codage numérique permet de déplacer des sections entières d’enregistrements tout en maintenant un bon séquençage. Les enregistrements sont classés consécutivement, de droite à gauche et de haut en bas. Les fichiers numériques droits sont organisés en ordre croissant, consécutif - du nombre le plus bas au plus élevé. Les fichiers numérotés en duplex ont au moins deux ensembles de numéros, séparés par des tirets, des virgules ou des espaces, et classés par le premier ensemble suivi des numéros suivants. Fichiers d'index des systèmes chronologiques numériques par année, mois et jour.Les systèmes numériques à chiffres terminaux permettent de regrouper les fichiers sur les étagères, d’organiser les fichiers en fonction du dernier numéro (deux à quatre chiffres) en tant qu’élément de classement principal et de classer les enregistrements de manière consécutive par le dernier numéro, le numéro du milieu, puis le premier numéro. Les besoins en étagère sont facilement déterminés en regroupant les enregistrements par sections numériques: 10, 100 et 1000 enregistrements par étagère ou par étagère. En outre, l’organisation des enregistrements est renforcée par l’indexation des fichiers.
Précision
Les systèmes de classement de gros volumes - fichiers récupérés et re-classés fréquemment - associés à des étiquettes à code de couleur accélèrent l'extraction et la réarchivage des fichiers et éliminent la confusion lorsque le numéro tombe dans l'ordre. Dans les systèmes à chiffres terminaux, par exemple, le numéro final est codé avec une couleur, le numéro du milieu prend une couleur distincte et le premier chiffre prend sa propre couleur. Lorsque le premier, le deuxième et le dernier nombre changent, la couleur change également. La couleur agit comme un indice visuel pour augmenter la vitesse et l'efficacité du classement.
Vitesse de classement
Les systèmes de classement numériques combinés à un code de couleur augmentent la rapidité de classement et de récupération des enregistrements - même lors de la récupération d'un fichier, il faut se référer à un index pour identifier le numéro de fichier - car le gestionnaire de fichiers connaît instantanément l'emplacement du fichier par groupe de fichiers. En cas de fusion d’organisations, où les organisations individuelles ont des systèmes de numérotation différents, il n’est pas nécessaire de modifier les codes numériques. L'ajout de fichiers dans la salle des fichiers est plus rapide car les fichiers numérotés plus petits (6 chiffres) sont classés à gauche des fichiers numérotés plus élevés (7 chiffres).
Confidentialité
Les systèmes de classement numériques identifient de manière positive des enregistrements spécifiques tout en préservant la confidentialité, ce qui est particulièrement important dans les enregistrements médicaux, des clients et des employés, en éliminant les marques d'identité personnelles. Les systèmes de classement numériques se conforment facilement aux règles HIPAA.
