L’université Lamar définit la structure organisationnelle comme «le système formel de relations de tâches et de rapports qui contrôle, coordonne et motive les employés afin qu’ils coopèrent pour atteindre les objectifs d’une organisation." L’administration d’un bureau peut utiliser différentes structures organisationnelles en fonction du type d’entreprise. Chaque structure utilisée dans l’administration de bureau présente des avantages et des inconvénients. Évaluez votre bureau et déterminez celle qui correspond le mieux à vos besoins.
Structure fonctionnelle
Une structure fonctionnelle regroupe des personnes occupant des postes, des compétences et des tâches similaires. Une structure fonctionnelle commune est un centre d'appels du service clientèle. Chaque personne effectue la même tâche, utilise le même équipement et a pour objectif commun de gérer les problèmes des clients. Les avantages de cette structure sont qu’il est facile de communiquer avec un groupe spécifique, que les décisions sont prises rapidement et que la formation et le développement sont plus efficaces car tout le monde apprend la même chose au même moment. L’inconvénient de cette structure est qu’elle limite la diversité du personnel et qu’il est plus difficile de répondre aux besoins en évolution.
Structure divisionnaire
Les structures divisionnaires ont une portée plus large que les structures fonctionnelles. Une structure fonctionnelle est basée sur un groupe de personnes ayant la même tâche, alors que les structures de division sont des sous-départements d'une grande entreprise. Par exemple, si une société possède plusieurs marques, une marque peut être considérée comme son propre département et disposer de ses propres équipes RH, marketing, relations publiques et groupe de direction pour la division. Cela permet d'améliorer la qualité des produits et des services, une gestion personnalisée, un travail d'équipe accru et une prise de décision rapide. Cependant, cette structure nécessite des coûts de fonctionnement élevés, ne favorise pas la communication entre les divisions et accroît les conflits.
Structure plate
Une structure horizontale dans l'administration de bureau intègre les membres de l'administration et de l'équipe dans les processus de prise de décision, de brainstorming et de retour d'informations. Une organisation horizontale a des niveaux de hiérarchie limités en ce qui concerne les niveaux administratifs. Cette structure encourage la communication ouverte et intègre des styles administratifs démocratiques et de délégation.
Grande structure
Une structure organisationnelle de haut niveau comporte plusieurs niveaux de leadership administratif. Une organisation de grande taille empêche les membres du bureau d'interagir avec l'administration. Les commentaires ne sont pas encouragés et les employés sont tenus de suivre les ordres de l'administration sans poser de questions. Un style administratif faisant autorité est couramment utilisé dans les grandes structures de bureau et est couramment utilisé par les forces de l'ordre et l'armée.
