Il ne fait aucun doute que les progrès de la technologie - en particulier en ce qui concerne Internet - ont facilité et accéléré l'échange d'informations avec des particuliers du monde entier. Malheureusement, cela nous a également coûté de laisser tomber les grâces sociales traditionnelles et le bon sens dans notre hâte de nous faire des amis, de proposer des idées ou de sceller un accord crucial. Voici ce que vous devez savoir sur l’utilisation judicieuse du courrier électronique dans votre vie personnelle et professionnelle.
Monstres dans le cyberespace
Internet a donné naissance à une nouvelle génération malveillante de méchants qui appartiennent à deux catégories: ceux qui veulent faire du mal à votre ordinateur et ceux qui veulent vous faire du mal. Ceux qui veulent détruire toutes les données de votre système le font par le biais de virus à action rapide associés à des courriels qui vous tentent avec un crochet intrigant dans la ligne de sujet ("Félicitations! Vous venez de gagner à la loterie") ou faites semblant. venir de quelqu'un que vous connaissez ("Hey! Avez-vous reçu mon message à propos du déjeuner la semaine prochaine?"). Ce qui est tellement insidieux avec ce dernier point, c’est qu’en apparence, l’expéditeur semble être légitime, mais lors de l’ouverture du courrier électronique, le destinataire est invité à cliquer sur un lien qui déclenchera rapidement la destruction électronique. Les courriels censés alerter des problèmes liés à un compte bancaire, à une violation de la sécurité chez PayPal ou à tout type d’enquête pénale sollicitant l’attention immédiate du destinataire et sa coopération doivent toujours être considérés comme suspects. L'autre type de cybercriminel se cache dans les forums de discussion, absorbe les informations personnelles issues des blogs et visite régulièrement Facebook, MySpace et les sites Web associés aux rencontres. En raison de l'anonymat qu'Internet offre aux utilisateurs de messagerie, vous ne savez pas si ce mignon garçon auquel vous avez écrit - et qui se rapproche d'une date précise - est vraiment un diplômé de Harvard, travaille pour Merrill Lynch et conduit une Porsche ou est un escroc sordide qui cherche à faire confiance aux femmes et qui est sur le point de vous frapper avec une histoire de sanglot qui consiste à lui donner accès à votre maison et / ou à vos cartes de crédit.
Utilisation inappropriée du matériel de bureau
Il était une fois, on supposait que la plupart des employés avaient le bon sens de ne pas téléphoner pendant des heures au téléphone de l'entreprise avec leurs amis, de voler des fournitures de bureau pour leur usage personnel ou d'utiliser la machine Xerox pour créer plusieurs copies du roman qu'ils peuvent utiliser. ou n’a peut-être pas écrit en secret pendant les heures de travail. Ce qui est devenu problématique, cependant, c’est que lorsque le moment est venu de renvoyer quelqu'un pour avoir volé un crédit ou utilisé la machine à affranchir pour envoyer des factures pour une entreprise à domicile, la défense la plus facile de l'employé accusé était: «Oh, je ne l'ai pas fait». Je ne savais pas que je ne pouvais pas faire ça. " Cela a amené de plus en plus d'entreprises à élaborer des manuels de procédures identifiant de manière stricte ce qui constitue ou non une conduite appropriée. Bien entendu, Internet occupe une place prépondérante dans bon nombre des recommandations actuelles. Bien sûr, il semble assez inoffensif de faire passer une blague par courrier électronique, d’échanger des commérages occasionnels ou de suggérer que le patron est peut-être un rube désemparé. De telles communications, cependant, non seulement font perdre un temps précieux, mais pourraient faire l’objet d’une citation à comparaître si la société est jamais impliquée dans un procès. En outre, un courrier électronique de parties inconnues pourrait contenir l'un des virus susmentionnés et exposer la société à des risques importants.
Informations privilégiées
La confidentialité est souvent compromise lorsque nous choisissons de communiquer les uns avec les autres par courrier électronique. Contrairement à une lettre qui peut être mise sous clé ou même gravée après avoir été lue par le destinataire, le courrier électronique peut être consulté par inadvertance ou intentionnellement par un tiers. Cela est particulièrement préjudiciable dans le secteur du travail si le contenu du courrier électronique concerne des données confidentielles, des enregistrements patient / client ou des informations concernant la stabilité financière de l'entreprise. La sécurité est également compromise si, par exemple, une personne fournit des informations de carte de crédit ou un numéro de sécurité sociale dans le contexte d'une note envoyée par courrier électronique à un fournisseur plutôt que de saisir les données via un site Web sécurisé.
Conversation décontractée
Parce que le courrier électronique semble être un forum informel et décontracté pour discuter avec des gens, ceux-ci étendent souvent le même niveau de familiarité à des inconnus et se demandent ensuite pourquoi ils ont le froid sur le dos. Un bon exemple de ceci serait les auteurs en herbe qui souhaitent présenter leur roman à un éditeur de maison d'édition. Contrairement au temps jadis où de tels discours consistaient toujours en lettres écrites envoyées par courrier et accompagnées d’une enveloppe pré-affranchie, de nombreux éditeurs ont fini par reconnaître que les requêtes électroniques ne détruisaient pas moins d’arbres, mais leur permettaient également de traiter beaucoup plus rapidement la lourde charge de soumissions. Ce qui les désactive instantanément, cependant, est le courrier électronique bavard qui commence par «Salut, Emily», comme si l'expéditeur connaissait Emily depuis des années. Considérant qu'elle ne connaîtrait probablement pas Emily si elle la croisait dans la rue, il est arrogant de supposer qu'une introduction par courrier électronique est une porte instantanée vers l'amitié ou que l'expéditeur peut divulguer des informations personnelles qui dépassent largement les limites du protocole professionnel. Tant que la destinataire ne vous invitera pas à utiliser son prénom, il est toujours sage d’errer dans le sens de la formalité. Il est également prudent de formater la lettre sur l'écran de votre ordinateur, exactement comme vous le feriez pour une lettre qui allait être imprimée et envoyée par la poste. Cela signifie sauvegarder les polices et les icônes smiley bizarres pour les amis et la famille qui vous connaissent déjà.
Épeler par la fenêtre
En accord avec la nature informelle des échanges de courrier électronique et de messagerie instantanée, il semble avoir donné à beaucoup de gens une excuse pour ne pas relire leur contenu pour corriger les fautes d'orthographe et de grammaire. "Oh, c'est juste un email", disent-ils. "Ce n'est pas comme si quelqu'un se souciait vraiment ou avait le temps d'attraper chaque petite chose." Ce qu’ils ne tiennent pas compte, c’est que le courrier électronique est le reflet de la fierté - ou de l’absence de fierté - qu’ils perçoivent dans leur propre travail. Étant donné que vous ne savez jamais combien de personnes, en plus de votre destinataire, vont le voir, il vous incombe de vous assurer que le message est aussi exempt d'erreurs que possible avant de cliquer sur le bouton Envoyer.
Considérations
C’est un commentaire triste sur notre société que tant de personnes utilisent le caractère anonyme d’Internet pour envoyer des courriels cruels, blessants et vicieux. Le fait qu'ils puissent adopter des personas "sans visage" à travers plusieurs comptes de messagerie leur a permis de cacher leurs vraies identités derrière de faux pseudonymes et de susciter des scandales qu'ils ne seraient probablement pas trop gênés pour le dire en personne. Il y a un mot pour les sages sur l'utilisation du courrier électronique: si ce n'est pas quelque chose que vous ne voudriez pas avouer lors d'une conversation en face à face, il ne devrait probablement pas être envoyé dans un courrier électronique non plus. Pour plus de conseils sur l'étiquette des courriers électroniques - ainsi que sur la sécurité sur un support électronique - visitez les liens énumérés à la fin de cet article.
Insularité
Dernier point mais non le moindre, le courrier électronique a eu une incidence sur notre désir et notre capacité à communiquer les uns avec les autres dans le temps réel. Au lieu d'organiser une rencontre avec un ami pour le déjeuner et le rattrapage, il est devenu moins fastidieux que de simplement discuter en ligne. Au lieu de prendre un téléphone ou d'écrire une carte de vœux, il est devenu plus pratique d'envoyer simplement un courriel. Même les notes de remerciement pour un cadeau ou un bon dîner ont été remplacées par des messages instantanés. Ce qui est le plus troublant, cependant, est que la jeune génération est devenue plus à l'aise pour converser à l'aide d'un clavier que d'interagir avec d'autres personnes dans des situations sociales. Ceci, à son tour, aura un impact négatif sur leurs compétences verbales, leur langage corporel et leur estime de soi. Après tout, si vous pouvez assumer l’identité de votre choix sur Internet, il n’ya aucune raison de chercher à savoir qui vous êtes vraiment en tant que personne.
