Lorsque des organisations ou des organismes gouvernementaux tels que des villes ou des comtés ont besoin de biens ou de services, ils souhaitent obtenir la meilleure offre possible. Pour obtenir les meilleures conditions, ils publient des documents de sollicitation appelés demandes de propositions (RFP), demandes de devis (RFQ) ou demandes de soumissions (RFB). Ces documents juridiques invitent les entreprises à soumissionner pour la fourniture des biens ou des services demandés. Lorsque ces matériaux sont nécessaires rapidement, les offres ne peuvent être acceptées que pour quelques jours. Si tel est le cas, les organisations ou les agences gouvernementales peuvent demander aux soumissionnaires de compléter et de transmettre un mémo d’offre au lieu d’une offre complète, qui peut prendre plusieurs pages.
Notez le numéro de l'offre dans la case ou sur la ligne intitulée «Numéro de l'offre». Cela indique à l'organisation ou à l'agence gouvernementale qui demande les offres, quel projet exactement vous soumettez. Indiquez la date à laquelle vous remplissez le numéro de l'offre dans la case ou la ligne intitulée "Date".
Écrivez le titre de l'offre dans la case ou sur la ligne intitulée "Nom du projet" ou "Titre". Cela se trouve sur la page de couverture des documents de sollicitation. Ecrivez l’emplacement du projet dans la case ou sur la ligne intitulée «Emplacement». Si vous proposez de fournir des produits, le lieu de livraison est le lieu de livraison.
Inclure les informations de votre entreprise. Il y a des cases ou des lignes pour écrire le nom de votre société, son numéro de téléphone, son adresse et le nom de l'employé qui écrit et approuve l'offre.
Ecrivez le type de travail demandé dans la case ou sur la ligne intitulée "Type de travail". Par exemple, si vous souhaitez offrir des services de gestion de la construction, écrivez «Gestion de la construction».
Ecrivez ce que vous allez fournir à l’organisation ou à l’agence gouvernementale sous la rubrique "Travaux compris". Pour chaque service ou produit fourni, indiquez le montant que vous souhaitez payer dans la section "Montant de la soumission", à droite de la section "Travaux compris". Additionnez la colonne "Montant de la soumission" dans la zone ou la ligne "Total de l'offre".
Remplissez la section "Accusé de réception des addenda". Les addenda sont publiés par l'organisation ou les agences gouvernementales en cas de modification des documents de sollicitation. Inclure le numéro de l'addenda dans cette section et la date d'émission. Cette information est située sur l'addenda individuel. Il n'y a pas toujours d'addenda publiés; laissez cette section en blanc s'il n'y a pas d'addenda.
