Un comité de planification d'événements peut s'avérer utile si vous êtes responsable d'une activité importante ou compliquée. Le comité devrait être formé tôt pour pouvoir participer à la planification du début à la fin. Prenez les devants lorsqu'il s'agit de fixer des échéances et de recruter des membres du comité.
Commencez à préparer le comité des mois avant l’événement. Établissez la fréquence à laquelle le comité devrait se réunir et réduisez au minimum les réunions afin que les gens ne s'ennuient pas. Planifiez des réunions supplémentaires à mesure que l'événement se rapproche.
Définissez les responsabilités des membres du comité et planifiez les sous-comités avant d'approcher les gens pour qu'ils rejoignent le comité.
Inviter des personnes à se joindre au comité. Concentrez-vous sur les personnes qui ont manifesté un intérêt pour l'événement ou qui ont déjà planifié des événements similaires. Demandez en personne et donnez à la personne tous les détails que vous avez planifiés à ce stade. Envoyez-leur des courriers électroniques pour les remercier de rejoindre votre comité et leur rappeler les détails de votre première réunion.
Demandez à chaque membre de remplir un court formulaire avec les informations de contact lors de la première réunion. Passez en revue les calendriers de réunion et fournissez des détails sur l'événement et sur tous les actifs ou problèmes actuels. Indiquez où vous avez besoin d'aide et quelles décisions doivent être prises. Amenez les sous-comités et laissez le groupe déterminer quels membres en seront responsables. Attribuer les présidents des sous-comités avant la fin de la première réunion.
