Toutes les entreprises sont tenues de s’inscrire auprès de l’État ou des États dans lesquels elles exercent leurs activités par l’intermédiaire de leur bureau du Secrétaire d’État. Tous les bureaux du secrétaire d'État tiennent des registres des enregistrements des entreprises accessibles au public, souvent par recherche sur Internet. Il peut être nécessaire de savoir si une entreprise est correctement enregistrée pour plusieurs raisons. En tant que client potentiel d'une entreprise, vous pouvez vérifier que celle-ci est fiable et fournit la documentation annuelle requise pour conserver le statut actif auprès de l'État.
Recherchez le site Web du secrétaire d'État pour l'état dans lequel la société en question exerce (voir Ressources). Bon nombre de ces sites Web maintiennent une liste en ligne d’enregistrements d’entreprises que vous pouvez rechercher.
Entrez le nom de l'entreprise en question dans la case de recherche appropriée du site Web du secrétaire d'État. Si vous ne recevez pas une correspondance exacte, divisez le nom en mots moins utilisés afin d'affiner et de cibler les résultats de la recherche.
Vérifiez le statut des entreprises dans les résultats de la recherche. Un statut «actif» indique que l'entreprise conserve ses rapports d'enregistrement annuels. Un statut «inactif» ou «dissous» indique que l'entreprise n'a pas respecté les rapports d'enregistrement dans les délais impartis ou que l'entreprise peut, en fait, être complètement en faillite.
Accédez aux copies des documents d’enregistrement déposés, qui sont disponibles, généralement gratuitement, sur le site Web du secrétaire d’État. Ces documents contiennent les adresses postales et géographiques les plus récentes, le président et les autres membres de la direction de la société, ainsi que la répartition des droits de propriété.
Recherchez les informations sur l'agent enregistré. Toute correspondance que vous envoyez à la société au sujet d’un problème juridique doit être adressée à son agent enregistré.
Conseils
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Une entreprise qui exerce ses activités dans plusieurs États, telle qu'une chaîne, doit obtenir un enregistrement pour chaque État dans lequel elle exploite une entreprise. Si la recherche en ligne ne fournit pas de copies des documents d'enregistrement d'une entreprise, contactez directement le bureau du secrétaire d'État afin d'en demander une copie, car ces documents font partie des archives publiques.
