Les procédures de réservation du service de restauration protègent le vendeur et le client. Les fournisseurs veillent à ce que les clients respectent leur engagement en demandant au client de confirmer la date, le nombre d'invités, le menu et d'autres éléments spécifiques à l'événement. Les clients s’assurent que la date de leur banquet est confirmée en respectant les délais de paiement et en communiquant également leurs besoins supplémentaires au personnel du banquet.
Réunion et revue de contrat
Un service de restauration organise une première réunion et examine un contrat avec un client potentiel dans le cadre des procédures de réservation. Un représentant des ventes examinera les conditions générales ainsi que tous les aspects du processus de réservation tout en discutant des coûts. Les signatures des clients ayant réservé sont obligatoires et attestées. Le contrat est remis au client et une copie est conservée par le vendeur.
Dépôt
Un dépôt est généralement requis lors de la commande de services de restauration.Un dépôt peut être nécessaire pour tenir une date et un lieu particulier; Selon le vendeur, ce dépôt peut être requis avant même la signature du contrat, lequel peut être signé peu de temps après. Des copies des reçus pour les paiements sont fournies au client.
Frais d'annulation
Les dépôts ne sont généralement pas restitués, mais des frais d'annulation peuvent être administrés. Des frais d'annulation sont facturés si un événement est reporté. D'autres politiques et procédures de réservation peuvent être développées pour les situations dans lesquelles un client souhaite déménager sans reporter une date. Des frais peuvent être administrés pour les changements de date. (ref 2)
Date limite de nourriture
Une autre procédure consiste à fixer des délais pour les dernières commandes de nourriture. Bien qu'un contrat et d'autres procédures dictent les coûts, les dépôts et les exigences en matière d'annulation, il est toujours partie intégrante du processus consistant à fixer un délai lorsque le nombre final de repas et de boissons requis est fourni à la société de restauration. Mariages, fêtes, conventions et salons commerciaux soumettent leurs chiffres définitifs trois jours avant les grands événements; ils fournissent également des mises à jour sur les besoins spéciaux en matière de repas, tels que les repas destinés aux diabétiques, aux allergies ou aux enfants.
