Les téléconférences constituent une solution pratique pour réunir votre équipe afin de discuter d'un projet, de recevoir des informations à jour et d'obtenir un consensus. De nombreuses sociétés ont passé des contrats avec des sociétés de services de conférence. Celles-ci peuvent fournir des numéros de téléphone et des codes d’accès dédiés au personnel, ainsi qu’un utilitaire Web qui organise et informe les réunions de téléconférence. Un numéro de téléconférence attribué permet de tenir des téléconférences à tout moment et les notifications de téléconférence peuvent être envoyées par courrier électronique aux participants. Les services budgétaires ou de conférence téléphonique gratuits pour les petites entreprises attribuent un numéro de téléconférence au moment de la planification. La planification d'une réunion en ligne nécessite donc une planification minimale.
Ligne de conférence dédiée
Ouvrez un nouveau message électronique ou une demande de réunion (si votre application de messagerie dispose de cette fonctionnalité, telle que Microsoft Outlook). Tapez les adresses de messagerie des participants dans les sections "À" ou "Participants". Tapez le sujet de la réunion dans la ligne "Objet".
Saisissez les informations suivantes dans le corps du courrier électronique ou utilisez les champs automatiques de la demande de réunion: Date de la réunion Heure de début de la réunion (fuseau horaire) Heure de fin de la réunion (fuseau horaire) Numéro d'appel (votre numéro de téléphone de conférence dédié)) Code de la conférence (le cas échéant, pour que les participants puissent accéder à la conférence)
Ouvrez la section de planification des demandes de réunion et utilisez le menu déroulant en regard de chaque participant pour indiquer s'il s'agit de participants obligatoires ou facultatifs (la plupart des programmes ont des participants par défaut, si nécessaire). Si les horaires sont disponibles en ligne, vérifiez que les participants requis sont disponibles pendant la période et la date souhaitées.
Joignez un ordre du jour ou des documents de réunion en cliquant sur le bouton "Pièce jointe" de la barre d’outils de votre messagerie. Si vous le souhaitez, tapez un message dans le corps de votre courrier électronique, après les détails de la téléconférence. Cliquez sur le bouton "Envoyer" pour transmettre votre notification de réunion.
Planifier une téléconférence à l'aide de l'utilitaire Web
Connectez-vous à votre compte de service de conférence, tel que Premiere Conferencing, Aller à une réunion ou Conférence gratuite.
Cliquez sur l'option "Planifier une conférence". Sélectionnez la date de votre réunion, l'heure de début et de fin (ou la durée) et le nombre attendu de participants. Tapez le sujet de votre réunion dans le champ "Sujet". Sélectionnez le type de téléconférence en cliquant sur les options "Conférence sans frais" ou "Conférence directe".
Vérifiez l'exactitude des informations et cliquez sur le bouton "Planifier". Imprimez la page de confirmation des détails de la téléconférence ou enregistrez-la sur votre ordinateur.
Cliquez sur l'option pour envoyer une notification par courrier électronique à vos participants. Tapez les noms et adresses électroniques des participants dans les champs correspondants. Cliquez sur le bouton "Envoyer" pour envoyer une notification à vos participants avec les instructions de connexion et une confirmation à votre adresse électronique.
Conseils
-
Demandez aux participants de confirmer qu'ils participeront à la téléconférence - ils peuvent répondre de manière affirmative à votre message électronique ou cliquez sur le bouton "Accepter" dans votre notification de demande de réunion. Envoyez un e-mail de rappel et toute information complémentaire la veille de votre réunion. Lorsque vous planifiez une téléconférence à l'aide de l'outil Web, prolongez la durée ou l'heure de fin et allouez un ou deux participants de plus que prévu, par souci de souplesse. Le service de conférence ne vous facturera généralement que le nombre de participants et le nombre de minutes réellement utilisées.
Attention
Évitez toute confusion en vérifiant les détails de la réunion avant d'envoyer votre notification. Certaines applications de messagerie enregistrent toutes les demandes de réunion dans l'agenda et des réunions en conflit ou mises à jour sont ajoutées (sans remplacer le rendez-vous obsolète).
