Une salle de conférence est utilisée par les dirigeants d’entreprise pour organiser des réunions et organiser des événements pour des collègues ou des hommes d’affaires en visite. La configuration d’une salle de conférence peut avoir un impact important sur la manière dont les personnes vivent une réunion. En effet, les personnes assises à l’arrière peuvent ne pas être en mesure d’entendre ou de voir tout ce qui se passe à l’avant de la salle. Avant de commencer à configurer une salle de conférence, analysez l'espace afin de déterminer celle qui fonctionne le mieux pour cet espace. Ainsi, toutes les personnes impliquées vivront la même expérience lors de présentations ou d’événements.
Déplacez-vous dans la salle de conférence avant de commencer à concevoir cet espace. Localisez toutes les prises électriques dans l’espace, car l’avant de la pièce peut nécessiter des prises électriques. Les projecteurs et les écrans peuvent nécessiter de l'électricité pour fonctionner, aussi installez-vous à l'avant de la pièce où des prises sont disponibles. Ceci est fait pour minimiser les fils sur le sol, car les gens peuvent trébucher dessus en marchant dans la salle de conférence.
Analysez la taille de l’espace et comparez-la aux besoins de l’entreprise. Si l'entreprise recherche un espace pour organiser des réunions avec 20 personnes ou moins à la fois, la configuration des tables et des chaises est différente de celle d'un espace devant contenir des centaines de personnes à la fois. L'utilisation d'une configuration de type théâtre avec des rangées en relief peut s'avérer plus efficace pour des centaines de personnes, par opposition à une configuration en forme de U, car une configuration en forme de U convient mieux à 20 personnes ou moins. Une seule table de conférence ne devrait être utilisée que si l'entreprise ne compte héberger que moins de 15 personnes à la fois, car les employés situés à l'une des extrémités de la table doivent pouvoir entendre les personnes assises à l'extrémité opposée.
Ajoutez un écran de présentation ou un projecteur à l'avant avant d'ajouter des tables et des chaises à l'espace. Branchez tous les appareils électriques et cachez les fils le long des murs ou sous les tapis.
Placez les tables dans la configuration souhaitée que vous avez choisie pour la salle de conférence. Les tables doivent être placées proches les unes des autres si vous utilisez la méthode en forme de U. La configuration du théâtre nécessite que les tables soient placées sur des boîtes ou des plates-formes surélevées. Placez la plate-forme dans l'espace souhaité avant de commencer à ajouter les tables.
Faites le tour de la salle et placez-vous derrière la table pour vérifier si chaque siège est acceptable pour voir le devant de la salle sans obstruction. Ne placez pas une personne sur un siège où elle ne peut pas voir le devant. Faites-le avant d'ajouter les chaises à la pièce, car il peut être plus difficile de modifier la configuration avec des chaises et des tables dans la pièce.
Ajoutez toutes les chaises à la salle de conférence et rangez-les sous les tables pour gagner de la place. Cela fera paraître la salle de conférence plus grande et plus organisée.
Ajoutez des bouteilles d’eau, des stylos, des tablettes de papier et éventuellement des fruits aux tables de conférence avant un événement.
