Les ordinateurs de bureau et les tiroirs bien rangés ne font qu'effleurer le sens d'une bonne organisation. Organiser vos employés signifie souvent aller dans les coulisses et s’attaquer à l’organisation du bureau de l’intérieur. Cela peut également impliquer d'intégrer un peu de créativité, ainsi que des mesures traditionnelles et évidentes, dans votre approche visant à organiser les employés.
Arrêtez le multitâche
Bien que le multitâche puisse sembler être un bon moyen d’accroître le travail, travailler simultanément sur plusieurs tâches diminue la productivité et contrarie les efforts que vous déployez pour organiser les employés. Selon l'American Management Association, la baisse nette de productivité peut atteindre 75%. Établissez une règle claire demandant à vos employés de hiérarchiser les activités et les tâches et d’abord travailler sur la tâche ou l’activité la plus prioritaire. Cela améliore non seulement la productivité et réduit le stress, mais également un flux de travail mieux organisé.
Configurer un référentiel d'informations
Identifiez et configurez un emplacement central, tel qu'un framework d'application Web ou un lecteur réseau partagé, pour stocker les formulaires, les modèles de document, les copies des stratégies de l'entreprise et toute autre information que les employés partagent ou consultent fréquemment. Avoir un emplacement unique pour stocker les informations fréquemment utilisées facilite l'accès et aide à garder tout le monde organisé. De la même manière, un calendrier central commun à une entreprise ou à un département informe à la fois tout ce qui se passe et aide les employés à créer des plans quotidiens et hebdomadaires.
Réunions et communications
Définissez des attentes claires, déléguez des tâches et prévenez des changements dès que possible. Faire savoir aux employés ce que vous attendez et ce que vous voulez qu'ils travaillent permet une planification préalable et une meilleure organisation. Organisez des réunions hebdomadaires ou mensuelles individuelles et de groupe pour évaluer les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs assignés.Adressez-vous à la bonne organisation directement par le biais d’ateliers, de conférenciers invités et en travaillant avec des employés qui ont du mal à améliorer leurs compétences organisationnelles. Encouragez la prise de notes pendant les réunions pour réduire le risque que l’oubli affecte la bonne organisation.
Prévoyez du temps pour la planification
Exigez que les employés réservent 15 minutes pour la planification à la fin de chaque journée. Prévoyez 15 minutes supplémentaires chaque vendredi après-midi pour passer en revue le programme de la semaine prochaine et préparer la semaine à venir. Aider vos employés à améliorer leurs compétences en matière de planification améliore également l’organisation en leur permettant de préparer du matériel ou des informations à l’avance. La planification préalable peut également aider les employés à identifier les domaines dans lesquels ils pourraient essayer de faire trop de temps dans une journée de travail, ce qui indique la nécessité de redéfinir la priorité des objectifs quotidiens ou de demander de l'aide.
