Que vous possédiez un ou plusieurs biens immobiliers à la location, il est important de bien organiser tous les documents liés aux biens immobiliers. Vous avez besoin d'un accès facile aux baux et à leurs addenda si des questions se posent aux locataires, et vous devez conserver toutes les demandes de location au cas où un demandeur refusé refuserait de faire valoir son droit de suite. En outre, et peut-être plus important encore, vous pouvez déduire des dépenses de votre impôt sur le revenu uniquement lorsque vous pouvez le prouver par le biais de vos registres. La paperasserie nécessaire pour les taxes est le plus difficile à organiser, car il en contient beaucoup.
Ce que vous devriez garder
Conservez toujours une copie du bail, de tout addenda au bail et de toutes les demandes de location des locataires potentiels dans un endroit sûr. Une bonne idée est de créer un fichier pour chaque bien locatif. Conservez les fichiers dans un classeur. Vous avez également besoin d'une preuve indiquant si vous avez gagné ou perdu de l'argent sur le bien locatif chaque année et combien. Vous faites cela en listant vos revenus de location et en soustrayant les dépenses. Les chèques annulés, les relevés bancaires indiquant le dépôt direct ou les reçus que vous écrivez si vous acceptez de l'argent comptant prouvent tous le revenu de location. Vos reçus de tout ce que vous dépensez pour la réparation de votre maison, votre assurance, vos taxes et tout autre élément, tel que le service contre les termites et les ordures, servent de preuve de vos dépenses. Vous devez tenir des registres de revenus et de dépenses distincts pour chaque bien locatif que vous possédez.
Piste de papier
Il n’ya rien de mal à conserver les registres à l’ancienne en écrivant vos revenus et vos dépenses dans un cahier ou un grand livre et en conservant la paperasse et les reçus de dépenses dans une boîte de rangement ou dans un compartiment dans votre cahier. Cette méthode est acceptable pour l'Internal Revenue Service, selon le site Web de conseil juridique Nolo. C'est une bonne idée de noter sur le reçu de quoi il s'agissait si cette information ne figurait pas déjà sur le reçu. La méthode papier peut être le moyen le plus simple de conserver des archives, en particulier si c'est ainsi que vous avez toujours fait les choses. Il suffit de lister une colonne de revenus et une colonne de dépenses pour chaque mois pour voir comment vous vous en tirerez à la fin de l'année. Divisez les dépenses que vous pourriez payer une fois par an, telles que les taxes foncières, par 12 pour obtenir un compte mensuel réel.
Méthodes électroniques
De nombreux logiciels sont disponibles pour vous aider à conserver vos archives. Les tableurs, tels que Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 et Ability Office, peuvent suivre vos revenus et vos dépenses. Vous créez une feuille de calcul distincte pour chaque bien locatif.Mais vous auriez quand même besoin de conserver des copies papier de vos reçus de revenus et de dépenses au cas où l'IRS vous auditerait. Les autres options pour conserver les reçus consistent à utiliser un service de stockage Internet sur lequel vous pouvez télécharger vos reçus, tels que Shoeboxed, ou une version à la maison, telle que NeatReceipts, pour conserver les reçus numériques à votre domicile. Une fois par mois, examinez vos recettes et vos recettes et entrez les données dans le tableur.
Logiciel de gestion de propriété
Les propriétaires peuvent également utiliser un logiciel de gestion immobilière pour organiser la paperasse relative aux biens locatifs. Quicken, par exemple, a un logiciel qui organise tous les documents pour vous. Il vous aide également à trouver toutes vos déductions fiscales, vous permet d'enregistrer les frais de retard ou les paiements partiels et vous permet de comparer le statut de vos biens en location. Les logiciels de gestion immobilière possèdent généralement de nombreuses fonctionnalités avancées dont les propriétaires possédant une ou deux propriétés peuvent ne pas avoir besoin. Les propriétaires de plus de 10 propriétés les trouvent souvent utiles, selon Nolo.
