Les fonds entiercés sont des montants déposés par un acheteur ou un vendeur dans un compte tiers bloqué neutre sur lequel les fonds sont conservés jusqu'à la fin de l'entiercement. Les fonds détenus dans un compte séquestre sont considérés comme des fonds détenus en fiducie. Ils ne peuvent être déboursés que sur autorisation écrite de toutes les parties à un entiercement. Des règles strictes s’appliquent au type de compte sur lequel ils doivent être tenus, ainsi qu’à la tenue des dossiers concernée.
Articles dont vous aurez besoin
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Classement fictif de noms commerciaux
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Numéro d'identification fédéral
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Résolution d'entreprise pour créer un compte
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Système de comptabilité en partie double avec des livres auxiliaires
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Dépôt bancaire initial
Configurer un compte en fiducie
Contactez une banque commerciale pour créer un compte en fiducie. La plupart des banques commerciales offrent ce service, ainsi que les banques d’affaires. Il s’agit d’un compte distinct qui ne peut être utilisé que pour les fonds d’affectation spéciale reçus et versés. La plupart des banques demanderont un relevé fictif de la dénomination sociale si le compte en fidéicommis est ouvert au nom d’une personne autre qu’un particulier. Ils demanderont également un numéro d'identification fédéral pour l'entreprise. Ceci est obtenu à partir de l'Internal Revenue Service. Si le compte est ouvert par une société, la banque demandera une copie de la résolution de la société autorisant l’établissement du compte. Le compte doit également indiquer «compte en fidéicommis» dans le titre.
Effectuez le dépôt initial sur le compte séquestre. Les lois des États varient en ce qui concerne le montant d'argent pouvant être déposé sur un compte séquestre par le propriétaire du compte. Ceci afin d'éviter tout mélange de fonds entre le propriétaire du compte et les dépôts du client. Par exemple, en Californie, le dépôt maximum d'un propriétaire sur un compte en fiducie est de 200 USD. Vous devez contacter votre département d'État des sociétés pour déterminer les limites qui s'appliquent.
Mettre en place un système de comptabilité pour le compte en fiducie. Le système doit contenir un grand livre indiquant tous les fonds déposés et retirés du compte, y compris les frais et commissions bancaires. Le grand livre doit également contenir un grand livre auxiliaire pour chaque transaction effectuée. Par exemple, si un entiercement est ouvert sur un achat de maison, un numéro d’identification doit lui être attribué. Ce numéro est saisi dans le grand livre auxiliaire, où tout dépôt ou retrait sur cet entiercement doit être enregistré séparément dans le grand livre auxiliaire.
Tenue de registres pour les fonds d'entiercement
Déposez les fonds d'entiercement reçus dans le compte fiduciaire d'entiercement. Donnez toujours aux clients une copie pour la réception des fonds qu’ils vous ont donnés et une copie du bordereau de dépôt à l’ordre de la banque. Conservez également une copie du dépôt pour vos dossiers.
Faites une entrée dans le grand livre indiquant les fonds reçus, ainsi que dans le grand livre auxiliaire affecté à la transaction spécifique liée aux fonds déposés.
Équilibrez tous les grands livres auxiliaires chaque mois de sorte que le total de tous les grands livres combinés soit égal au solde du grand livre général du compte en fiducie.
Débourser des fonds entiercés et équilibrer le compte
Décaisser les fonds en faisant un chèque sur le compte en fidéicommis payable à celui qui est autorisé à recevoir les fonds.
Faites une entrée dans le grand livre général indiquant les fonds décaissés ainsi que dans le grand livre auxiliaire affichant le même décaissement.
Équilibrez le compte à la fin de la transaction en vous assurant qu'il y a un solde nul dans le grand livre auxiliaire pour la transaction. Par exemple, si, pendant le séquestre, un dépôt de 5 000 $ a été reçu et alors, à la clôture de la transaction, ce montant devrait être déboursé de manière à ce que le solde du compte en fidéicommis pour cette transaction soit égal à zéro.
Rapprocher le compte en fidéicommis avec le compte bancaire à la fin du mois. Par exemple, le solde du compte en fidéicommis doit être égal au solde du compte bancaire à la fin de chaque mois. Le solde ajusté du compte bancaire correspond au solde final indiqué sur le relevé bancaire, majoré des dépôts non encore constatés par la banque, déduction faite des chèques non encore compensés par la banque.
Conseils
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Il existe plusieurs systèmes de comptabilité spécialement conçus pour les comptes en fiducie. Communiquez avec votre comptable local ou votre CPA pour obtenir des conseils sur la mise en place d’un système de tenue des comptes en fiducie.
Attention
Veillez à ne jamais mélanger vos fonds personnels avec des fonds de comptes en fiducie. Cela signifie ne pas déposer d’argent personnel ou d’entreprise dans un compte en fidéicommis, ni retirer des fonds en fidéicommis pour son usage personnel.
