FOB signifie Free on Board. Il en existe deux types: le point d'expédition FOB et la destination FOB. La différence est un gros problème dans les affaires car elle détermine qui paie les frais d’expédition et qui perd si l’envoi est volé, perdu ou endommagé. En termes comptables, FOB détermine le moment où l'acheteur et le vendeur enregistrent la vente dans leurs grands livres.
Expédition FOB dans l'histoire
L'histoire de FOB est remplie d'autres conditions d'expédition. À l'origine, cela signifiait «fret à bord» et le fait encore dans de nombreuses régions du monde. Si, par exemple, les marchandises ont été expédiées de New York en tant que "FOB New York", cela signifie que la responsabilité du vendeur est de tout amener sur le bateau en bon état. Une fois "passés sur le rail" du navire, ils sont devenus la responsabilité de l'acheteur. S'ils étaient endommagés ou tombaient à la mer, il s'agissait de la perte financière de l'acheteur et non du vendeur. Aujourd'hui, FOB fait toujours référence aux marchandises transportées par voie d'eau et non par voie aérienne. Le terme est défini par son utilisation dans le contrat:
- Point d'expédition FOB ou origine FOB: une fois que les marchandises ont quitté le quai d'expédition du fournisseur, la responsabilité des marchandises incombe à l'acheteur.
- Destination FOB: L'acheteur assume la responsabilité lorsque les marchandises arrivent au quai de réception.
- Fret payé d'avance: le vendeur paie les frais d'expédition.
- Frais de port: L'acheteur paie les frais d'expédition.
- Envoi en fret autorisé: L'acheteur paie les frais d'expédition, mais les déduit du paiement du vendeur.
- Coût, assurance et fret (CAF): Similaire à FOB Origin Prepaid, cela donne à l'acheteur la propriété des marchandises au point d'expédition. Le vendeur assume toutefois les frais d'expédition et de transport.
Si vous expédiez aux États-Unis, la signification est légèrement différente de celle utilisée dans les envois à l'étranger. Celles-ci sont définies par la Chambre de commerce internationale et appelées incoterms. Pour éviter toute confusion, les accords spécifient souvent ceci: FOB Tokyo (Incoterms 2010) vous indique que vous utilisez FOB tel que défini dans la version 2010 des incoterms.
Habituellement, le nom du port actuel - Miami, Los Angeles, New York, Savannah - remplace "destination" ou "point d'expédition" sur les étiquettes. Que les frais d'expédition soient payés d'avance ou à percevoir n'a pas d'incidence sur le propriétaire des marchandises. Si les marchandises sont envoyées FOB Origin Freight Prepaid, l’acheteur les accepte dès qu’elles quittent le quai du vendeur, mais ce dernier paie toujours les frais de transport.
Pour les nouveaux importateurs, une destination CIF ou FOB Destination a souvent du sens. S'ils n'ont pas les ressources ou l'expertise pour organiser l'expédition et l'assurance, il est plus facile de laisser le vendeur s'occuper de tous ces détails. Le vendeur les facturera probablement plus que pour le point d'expédition FOB, cependant.
Le statut FOB peut régler ce qui serait autrement des différends commerciaux. Un acheteur recevant des marchandises FAB destination peut les renvoyer au vendeur si l'envoi est gravement endommagé. Si les marchandises sont FOB Shipping Point, l'acheteur est légalement responsable de tout dommage résultant du transit. Il est peu probable que le vendeur les ramène. Certains acheteurs préfèrent FOB Destination parce que cela leur permet de décider de la manière dont les marchandises doivent être expédiées, protégées des dommages et assurées.
FOB en comptabilité
Du point de vue d'un comptable, la valeur FOB est importante car elle détermine le moment où vous enregistrez la vente. Par exemple, supposons que le contrat pour une expédition de bijoux d'une valeur de 200 000 dollars indique que les conditions sont FOB Origin. Dès que les pierres précieuses ont quitté le quai, la vente a été clôturée. Le vendeur peut déclarer des comptes clients de 200 000 USD et déduire 200 000 USD du compte de stock. Pour l'acheteur, c'est le contraire. Une fois qu'ils ont pris possession des biens, ils peuvent enregistrer une augmentation de leurs stocks de 200 000 dollars et de 200 000 dollars des comptes créditeurs. Si l'envoi est destination FAB, les mêmes transactions ont lieu, mais uniquement lorsque les marchandises arrivent au quai de réception.
Quelle que soit la partie qui paie pour l'expédition, elle devra également saisir ces coûts dans le grand livre. Ils peuvent inclure la manutention et le chargement physiques des marchandises, le coût de leur transport jusqu'au navire, leur expédition et leur assurance. Les acheteurs et les vendeurs les comptabilisent différemment. Si l'envoi est FAB destination, l'acheteur peut le créditer aux coûts de stock, puis au coût des marchandises vendues lorsqu'il en dispose. Le vendeur peut traiter les frais comme faisant partie du coût des biens vendus.
Il n'est pas rare que le contrat de vente traite la vente différemment du grand livre. FOB en comptabilité indique que l'acheteur dans une transaction en points d'expédition FOB devient la propriété du quai du fournisseur. En réalité, il est difficile d'entrer les marchandises dans les stocks loin du domicile de l'acheteur. Le contrat peut donc indiquer que l'acheteur reçoit et prend possession des marchandises au point de destination. Cela n'affecte pas les écritures comptables.
Calendrier de vos ventes
En comptabilité d'exercice, vous déclarez les produits et charges au moment où vous gagnez de l'argent ou contractez une dette. Dans les transactions FOB Destination, la vente a lieu lorsque le quai de réception accepte les marchandises, même si l'acheteur ne paie pas l'envoi pendant 30 jours supplémentaires. L'acheteur enregistre toujours l'achat de stocks et note le montant dû dans les comptes créditeurs. Une fois la facture réglée, ils effacent le montant des comptes créditeurs et réduisent le montant de leur compte de caisse.
Cela devient important lorsque vous établissez vos états financiers pour le trimestre ou pour toute autre période. L'état du revenu du vendeur indique que la vente FOB est un revenu dès qu'elle est faite. Le tableau des flux de trésorerie enregistre uniquement les ventes lorsque l'argent arrive. Le compte de résultat indique si votre entreprise est rentable; l'état des flux de trésorerie indique si vous disposez de suffisamment de liquidités pour payer les employés et les créanciers.
Il est possible de faire des affaires sur une base de caisse. Dans ce cas, le vendeur n'enregistre pas la transaction dans le grand livre tant que l'acheteur ne l'a pas payée. C'est plus simple, mais cela vous donne moins d'informations. Enregistrer uniquement les transactions en espèces ne vous donne pas une idée du montant que vous devez, du nombre de ventes qui ont été clôturées au cours du dernier mois ou du montant d'argent que vous pouvez anticiper dans la société dans les deux prochains mois. Cela rend plus difficile de juger de votre rentabilité. Si vous êtes une société cotée en bourse, les principes comptables généralement reconnus (PCGR) vous obligent à utiliser la comptabilité d'exercice.
Obtenir votre argent
Une des préoccupations des vendeurs qui expédient à l'étranger, en particulier de nouveaux clients, est de savoir si l'acheteur va payer. Les startups traitant de petites expéditions utilisent souvent PayPal ou des systèmes similaires, mais les coûts peuvent réduire les bénéfices. Les traites à vue qui permettent au vendeur de retirer son paiement du compte bancaire de l'acheteur sont une méthode standard pour les envois internationaux. Une lettre de crédit de la banque de l'acheteur peut également protéger le vendeur des acheteurs trompeurs.
Si vous utilisez la comptabilité d'exercice et que l'acheteur ne paie pas, vous devez le déclarer dans vos comptes clients. Supposons que l'acheteur ait manqué à une livraison de jouets de 3 000 dollars après l'avoir entrée dans vos livres. Vous coupez 3 000 $ des comptes débiteurs et entrez 3 000 $ dans le compte de dépenses pour créances irrécouvrables. Si vous savez par expérience que, par exemple, 7% de vos comptes clients ne seront pas réglés, vous définissez une "réserve pour créances douteuses" dans vos registres. En soustrayant 7% des comptes clients de vos états financiers, vous obtenez une idée plus réaliste du montant de vos revenus.
