Une structure organisationnelle stratégique soigneusement planifiée aide une entreprise à fonctionner efficacement. Une structure inefficace peut causer des problèmes importants à une entreprise, notamment des pertes de profits, un roulement de personnel rapide et une perte de productivité. Les experts en gestion utilisent les six éléments de base de la structure organisationnelle pour élaborer le bon plan pour une entreprise donnée. Ces éléments sont les suivants: départementalisation, chaîne de commandement, étendue du contrôle, centralisation ou décentralisation, spécialisation du travail et degré de formalisation. Chacun de ces éléments a une incidence sur la manière dont les travailleurs s’engagent entre eux, avec la direction et avec leurs emplois pour atteindre les objectifs de l’employeur.
Conseils
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Les six éléments de base de la structure organisationnelle sont les suivants: départementalisation, chaîne de commandement, étendue du contrôle, centralisation ou décentralisation, spécialisation du travail et degré de formalisation.
Départementalisation
La départementalisation désigne la manière dont la structure organisationnelle regroupe les fonctions, les bureaux et les équipes de l'entreprise. Ces groupes individuels sont généralement appelés départements. Les départements sont généralement triés en fonction des types de tâches exécutées par les employés de chaque département, mais ce n’est pas le seul moyen de créer une ventilation par département de la société. Vous pouvez également diviser l’activité en groupes en fonction des lignes de produits ou de marques, des zones géographiques ou même des besoins des clients.
Chaîne de commande
La plupart des organisations, des entreprises aux organisations à but non lucratif en passant par l'armée, utilisent une chaîne de commandement. Cela aide à éliminer les inefficiences en permettant à chaque employé de rapporter à un seul responsable, plutôt qu'à plusieurs chefs. Dans le contexte de l'entreprise, ce type de chaîne de commandement est reflété dans la structure organisationnelle et affecte les descriptions de travail ainsi que les hiérarchies de bureau. Les gestionnaires attribuent des tâches, communiquent les attentes et les délais aux employés et fournissent une motivation individuelle.
Lorsque les employés rencontrent des obstacles ou des problèmes, ils en rendent compte au responsable approprié. Lorsque cela est nécessaire, le responsable est ensuite chargé de prendre la question ou la hiérarchie hiérarchique au niveau suivant, et ainsi de suite. Cette chaîne d'autorité ou de commandement rationalise les opérations et les communications de l'entreprise pour une entreprise plus efficace et productive.
Étendue de contrôle
L'étendue du contrôle d'une organisation définit le nombre d'employés dont chaque responsable est responsable au sein de l'entreprise. Il n’existe pas de type de contrôle unique idéal pour toutes les entreprises, ni même pour toutes les entreprises d’un secteur spécifique. La durée optimale dépendra d’un certain nombre de facteurs, notamment la taille de l’effectif, la manière dont l’entreprise est divisée en départements et même les objectifs et stratégies spécifiques de l’entreprise.
Les autres facteurs à prendre en compte sont le type de responsable affecté à chaque service et les descriptions de poste des employés relevant de ce responsable. Selon le style ou l’approche du responsable, l’étendue du contrôle peut aller de trois ou quatre à 15 ou plus. Bien sûr, les gestionnaires placés plus haut dans la chaîne de commandement ont généralement un contrôle plus étroit, dans la mesure où ils sont directement responsables des gestionnaires intermédiaires ou des chefs d’équipe.
Centralisation et Décentralisation
Les structures organisationnelles reposent également quelque part sur un spectre de centralisation. En règle générale, les entreprises plus conservatrices adoptent une structure centralisée. Dans cette conception, les responsables au niveau C prennent toutes les décisions, la direction conçoit un plan d'exécution et les employés de première ligne l'exécutent. Les cadres supérieurs sont généralement ceux qui se trouvent au plus haut niveau de l'organigramme, tels que le chef de la direction, le chef de l'exploitation et le directeur du marketing.
La centralisation de l’autorité dans une entreprise signifie que les cadres moyens n’ont en général que peu ou pas d’informations sur les objectifs fixés par l’entreprise. Ce système est typique des grandes entreprises, ainsi que des entreprises appartenant à des industries plus conservatrices. D'autre part, une entreprise pourrait adopter une approche plus décentralisée. Un système décentralisé permet à tous les niveaux de gestion de donner leur avis sur les buts et objectifs de grande vision. Les décisions de grande envergure prises à l’échelle de l’entreprise sont toujours généralement réservées aux cadres supérieurs, mais les directeurs de département disposent d’une plus grande latitude dans le fonctionnement de leurs équipes.
Spécialisation du travail
Dans toute entreprise, les employés à tous les niveaux reçoivent généralement une description de leurs tâches et des attentes associées à leurs postes. Dans les grandes entreprises, les descriptions de travail sont généralement formellement adoptées par écrit. Cette approche permet de répondre aux besoins spécifiques de la société en matière de main-d’œuvre, sans duplication inutile des efforts. La spécialisation du travail garantit que tous les employés ont des tâches spécifiques qu'ils sont censés accomplir en fonction de l'expérience de travail, de la formation et des compétences de chaque employé. Cela évite de s’attendre à ce que les employés effectuent des tâches pour lesquelles ils n’ont aucune expérience ni formation préalable et les empêche de réaliser des tâches en deçà de leurs capacités.
Formalisation
Enfin, les structures organisationnelles implémentent un certain degré de formalisation. Cet élément décrit les relations interorganisationnelles. La formalisation est l’élément déterminant des procédures, règles et directives de la société telles qu’adoptées par la direction. La formalisation détermine également les aspects de la culture d'entreprise, tels que le fait que les employés doivent entrer et sortir du bureau à leur arrivée et à leur sortie du bureau, le nombre de pauses que les travailleurs peuvent prendre et la durée de ces pauses, comment et à quel moment les employés peuvent utiliser leurs ordinateurs tous les niveaux doivent s'habiller pour le travail.
