Chaque entreprise, grande ou petite, réalise des projets tout au long du cours normal des affaires. Certains projets sont achevés sans problème, alors que d’autres ne décollent jamais. Les projets terminés avec succès ont généralement été démarrés à l'aide d'un cadre de gestion de projet afin de diviser le projet en éléments gérables.
Cadre de gestion de projet défini
La Monash University, l’une des plus grandes universités internationales australiennes, définit un cadre de gestion de projet comme un ensemble d’outils de processus et de modèles conçus pour être utilisés ensemble pour gérer un projet tout au long de son cycle de vie. En termes plus simples, un cadre de gestion de projet est la façon dont un projet est géré jusqu'à son achèvement. Un projet a un cycle de vie naturel qui commence avant son démarrage et évolue jusqu'à son achèvement. Un projet comporte des étapes naturelles: initier, planifier, exécuter, contrôler et fermer. L'université du nord du Texas fournit une ressource de gestion de projet détaillée, le Project Management Handbook, qui décrit l'importance de chaque étape.
Initiant
C’est le début d’un projet qui offre l’occasion de donner aux parties prenantes des raisons précises concernant la valeur du projet. Les parties prenantes peuvent être toute personne directement ou indirectement touchée par le projet. La phase de lancement nécessite que le responsable du projet définisse la portée et les objectifs du projet, identifie le parrain du projet et le montant total des ressources du projet, et identifie les besoins du projet.
Planification
Cette étape présente certains recoupements avec le lancement, mais elle est généralement définie comme étant l’association des facteurs de planification clés au projet. Certaines activités de planification clés sont les suivantes: les plans budgétaires, les calendriers, le plan d’approvisionnement, les besoins et le recrutement de l’équipe de projet et les risques liés au projet.
L'exécution
La phase d'exécution est la phase la plus longue du cycle de vie d'un projet. Elle consiste à mesurer toutes les tâches accomplies en les comparant à la mesure de qualité définie par les parties prenantes. Pour que ce processus aboutisse, les mesures de qualité doivent correspondre à la définition SMART. Toutes les mesures doivent être spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et opportunes.
Contrôle
Cette phase garantit que toutes les tâches assignées aux différentes phases du projet ont été analysées et respectent les normes de qualité du projet. Cette étape est similaire à l'étape d'exécution, mais son objectif est en réalité de mesurer la performance du projet, de comparer la performance réelle à la performance attendue et de corriger les écarts de performance ou de qualité du projet.
Fermeture
La dernière étape du cycle de vie du projet peut être la plus importante. pour qu'un projet soit considéré comme terminé, toutes les tâches du projet doivent être terminées avec succès. La dernière étape d’un projet nécessite que le chef de projet réalise un audit du projet, tienne les réunions de projet finales, classe et soumette tous les documents relatifs au projet. Une fois les documents soumis, le chef de projet doit présenter un rapport de clôture du projet et le faire avaliser par le comité de pilotage ou le parrain du projet.
