Lorsque vous écrivez un employé, vous entreprenez l’une des tâches de gestion les plus difficiles mais cruciales. Ecrivez les employés équitablement, avec soin et de manière constructive et vous aurez un service bien géré avec une amélioration des performances. Ecrivez un employé avec vengeance, avec exagération ou pour des raisons purement punitives, et vous risquez de vous retrouver avec un costume. Travaillez avec votre service des ressources humaines pour vous assurer que vous utilisez le processus d'entreprise pour améliorer les performances des employés.
Vérifiez les politiques de l'entreprise concernant la rédaction d'un employé. De nombreuses organisations ont défini des règles ou des formulaires pour la rédaction d'un employé et s'attendent à ce qu'ils soient suivis. Si vous ne savez pas si une telle politique existe, vérifiez auprès de votre propre superviseur ou d'un employé à long terme. Ne pas briser la confiance en partageant qui sera concerné par la rédaction.
Étiquetez la rédaction d'un plan d'amélioration des performances. L'étiquette PIP (Performance Improvement Plan) place l'employé dans le bon mode et la bonne fonction. Son objectif est d'améliorer les performances et de fournir un plan constructif pour le faire, et non de réprimer ou d'embarrasser verbalement l'employé.
Commencez par dresser une liste chronologique des problèmes de performance observés de manière objective. Celles-ci doivent être lues aussi factuellement que possible avec le moins d'énoncés d'opinions possibles. N'oubliez pas que ces documents deviennent des documents juridiquement responsables. Tenez-vous en aux faits et laissez le reste rester dans votre esprit.
Reliez les problèmes de performances à la description du poste. Votre employé devrait avoir une description de poste avec des objectifs concrets. Notez l'impact négatif des problèmes de performances observés sur la réalisation des objectifs énumérés dans la description de travail. Soyez aussi clair, concis et direct que possible.
Écrivez les étapes concrètes d'un plan d'amélioration. Lorsque vous écrivez un employé, il doit fonctionner positivement vers l'avenir et non négativement vers le passé. Spécifiez les actions concrètes que vous souhaitez que l'employé entreprenne. Soyez clair sur le processus, avec qui le PIP sera partagé et les conséquences pour les problèmes de performance persistants. Relisez votre document plusieurs fois, en le lisant à haute voix et en effectuant les ajustements nécessaires. Terminez avec des déclarations positives sur les réalisations de l'employé et votre désir de voir l'employé continuer à contribuer de cette manière.
Avoir une réunion privée avec l'employé. Sans indiquer aux autres employés que la personne est en difficulté ou sous le coup d'une mesure disciplinaire, tenez une réunion privée. Utilisez un endroit où les collègues de travail ne peuvent pas oublier ou entendre. Gardez votre ton calme et évitez les réactions émotionnelles. Assurez-vous que l'employé comprend ce que vous avez écrit et demandez-lui de parapher le document en indiquant que l'employé comprend l'information.
Conseils
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Indiquez clairement que cette réunion ne consiste pas à défendre les actions passées, mais à améliorer les performances futures. Si l'employé refuse de parapher ou de signer le document, notez-le et signez-le vous-même. Donnez une copie à l'employé et gardez-en une pour vous.
