Une partie du travail du gestionnaire consiste à discipliner les employés qui ne respectent pas les règles. Un simple avertissement verbal suffit pour les infractions mineures, mais les infractions plus graves ou récurrentes nécessitent un avertissement écrit et documenté. Cela vous aidera non seulement à expliquer à l'employé ce qu'il a fait de mal et ce que l'on attend de lui, mais vous permettra également de conserver une copie de l'avertissement pour le dossier de l'employé, ce qui pourra être utile ultérieurement. Écrire un tel avertissement peut sembler une tâche ardue, mais avec un modèle d’avertissement écrit, le processus peut en réalité être assez simple.
Conseils
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Un avertissement écrit doit suivre un modèle standard et inclure des informations telles que les règles enfreintes, une description détaillée de l'infraction et les améliorations à apporter à l'employé.
Pourquoi utiliser un avertissement écrit
Un avertissement écrit peut être utile à la fois pour l'employé et pour l'entreprise. Pour l’employé, l’avertissement peut fournir des indications et des instructions claires sur ce que l’entreprise attend de elle et sur la manière d’améliorer ses performances professionnelles pour éviter d’autres avertissements. Pour l’entreprise, l’avertissement écrit peut aider à prouver que des mesures ont été prises pour que des mesures supplémentaires puissent être prises si le problème persiste. Il sert également à documenter le problème dans le cas où l'employé déposerait ultérieurement une sorte de différend juridique, tel qu'un cas de licenciement injustifié.
Quand utiliser ces avertissements
Chaque entreprise aura des problèmes différents avec des employés différents en fonction de ses propres règles et du type de personnes qui y travaillent. Cela dit, la principale raison pour laquelle les employés sont critiqués dans tous les secteurs est le retard excessif.
Habituellement, une lettre d'avertissement à un employé est envoyée après qu'un avertissement verbal ait été donné, mais ce n'est pas toujours le cas. En cas d'infraction grave non récurrente, il est logique d'éviter un avertissement verbal et de disposer immédiatement d'un avertissement écrit pouvant figurer dans le dossier de l'employé. Il convient de noter que tous les avertissements verbaux doivent être documentés après le fait, y compris l'heure et la date de l'avertissement, et qu'ils doivent être entrés dans le dossier de l'employé afin d'éviter toute confusion quant à savoir si l'employé a été averti ou non. un problème particulier.
Utiliser une lettre de réprimande
C'est une bonne idée de rechercher des modèles pour un avertissement écrit et une lettre de discipline d'un employé avant que vous en ayez besoin. Celles-ci doivent être personnalisées pour votre entreprise et préparées pour être utilisées avant de rédiger un employé. Chaque employé qui reçoit un avertissement ou un avis de discipline devrait recevoir le même formulaire rempli d'informations relatives au problème spécifique documenté. Cela garantira que tous les employés sont traités de manière juste et équitable.
Remplissez toujours tous les champs vierges d'une lettre-type d'avertissement préimprimée.Si quelque chose ne s'applique pas, vous pouvez écrire "N / A", il est donc clair que cela ne s'applique pas et que vous n'avez pas fait preuve de négligence en remplissant le formulaire. Si vous écrivez réellement une lettre en utilisant un modèle, vous n’avez pas besoin de le faire, mais vous l’écrivez de manière approfondie avec autant de détails que possible. Prendre ces mesures peut vous protéger si des problèmes juridiques se posent ultérieurement. Pour cette raison, utilisez toujours un langage formel et évitez d'utiliser un raccourci ou un jargon.
Bien que vous deviez travailler avec un modèle, le ton utilisé dans une lettre de réprimande devrait varier en fonction de la gravité de l'infraction. Si l'employé était en retard à quelques reprises, par exemple, vous pouvez simplement vous concentrer sur la correction du comportement et définir un ton plus positif pour l'encourager à se présenter à l'heure. Toutefois, si un employé maudit un client, vous voudrez peut-être avoir un ton beaucoup plus sérieux qui met l’accent sur les pénalités potentielles en cas de nouvelle erreur.
Donnez la lettre à l'employé en personne, pas par courrier électronique et non pas simplement en la laissant sur le bureau de l'employé. Vous pouvez choisir d'avoir un témoin présent ou non, mais ne pas traiter l'affaire publiquement devant le reste du personnel. Cela peut être difficile et inconfortable, mais il est important de le faire. Il peut être utile de parler de la situation à l’employée, car elle peut croire que la lettre sonne plus ou moins stricte que prévu, et même votre présence peut aider à mettre en valeur le ton que vous avez l’intention de prendre dans la lettre.. Vous pouvez atténuer le fardeau de la lettre en offrant à l'employé des réactions positives, mais ne le faites jamais si cela crée une confusion quant à la gravité de l'avertissement que vous émettez.
Obtenez toujours une signature de l'employé pendant votre présence. S'il refuse de le signer, demandez-lui de signer une lettre indiquant qu'il a refusé de signer l'avertissement. Conservez la copie signée pour le dossier de l'employé. Si l'employé a signé une lettre indiquant qu'il refuse de signer l'avertissement, agrafez-le à la lettre. Fournissez également une copie à l'employé pour ses dossiers.
Exemple de rédaction d'un employé
Une lettre d'avertissement écrite doit commencer par les formalités de base, telles que le sujet, la date, l'heure, votre nom, le titre de votre poste, le nom et le titre du poste de l'employé et les noms de toute autre personne recevant une copie du mémo. Vous voudrez peut-être inclure le logo de votre entreprise en haut du formulaire, mais cela est facultatif.
Si vous avez un manuel de l'employé, vous devez d'abord préciser quelle partie de la politique de l'entreprise a été violée. Vous pouvez soit rédiger la politique spécifique, soit simplement inclure une référence à la section correspondante du manuel. Si vous ne possédez pas de manuel, écrivez simplement un bref résumé des règles de l'entreprise qui s'appliquent.
Indiquez s'il s'agit du premier ou du dernier avertissement, et s'il s'agit d'une infraction grave, prenez-en note également. L'avertissement doit avoir un délai, ce qui signifie que si suffisamment de temps s'écoule, l'avertissement sera supprimé du dossier de l'employé et ne comptera pas comme un avertissement préalable. En d'autres termes, un avertissement écrit préalable concernant les retards ne devrait pas être pris en compte si l'employée commence à arriver trois ans plus tard, tard. La lettre doit néanmoins rester dans le dossier personnel de l'employé pour référence, cependant. Généralement, un premier avertissement devrait durer six mois, une infraction grave devrait durer huit mois et un dernier avertissement devrait durer un an, mais cela peut varier en fonction des règles de votre entreprise.
Ensuite, décrivez exactement ce qui s'est passé avec le plus de détails possible, y compris la date, l'heure et le nom de toutes les personnes impliquées. N'incluez pas de détails subjectifs tels que dire que l'employé était méchant avec un autre employé. Au lieu de cela, énoncez exactement ce que l’employé a fait, ce qui pourrait être interprété comme étant méchant. Vous pouvez choisir d'écrire votre description des événements, la description des événements par l'employé et toute description de témoin des événements si ces comptes varient. Si vous utilisez un formulaire préimprimé et que vous ne disposez pas de suffisamment d'espace pour écrire tous les détails pertinents, vous pouvez joindre une deuxième feuille de papier si nécessaire.
Pour aider l’employée à s’améliorer, suivez les détails de ce qui s’est passé, de la façon dont le comportement de l’employée doit changer et de la rapidité avec laquelle elle devrait apporter de tels changements. Faites un suivi avec des informations clairement détaillées sur les conséquences qui pourraient en découler si elle ne corrige pas son comportement. N'oubliez pas que l'avertissement écrit n'est pas une mesure disciplinaire. Assurez-vous donc d'indiquer les mesures disciplinaires qui seront prises si le problème persiste. Enfin, signez et datez la lettre, présentez-la à la salariée et demandez à elle et à tous les témoins de la réunion de la signer et de la dater également.
