Gérer les personnes signifie parfois émettre des avertissements concernant des infractions aux règles, telles que les retards. Un avertissement écrit formel peut suffire à modifier le comportement d’un employé dont la feuille de présence montre l’habitude de venir au travail en retard. Si le problème persiste et que vous êtes obligé de prendre des mesures disciplinaires, les avertissements écrits servent de piste papier qui prouvent qu'il est un effort pour informer l'employé du comportement peu satisfaisant et lui donner l'occasion de résoudre le problème.
Fournissez des informations pertinentes sur votre avertissement, telles que le nom et le prénom de l’employé, le titre, le département et la date de la discipline. Imprimez-le sur du papier à en-tête de la société ou indiquez le nom et l'adresse de la société. Aussi, écrivez votre nom complet, titre et département. Adressez l'avertissement directement à l'employé.
Expliquez que l'employé est en cours de rédaction en raison de retards, comme l'indique la feuille de présence ou la fiche de présence. Citez la date précise à laquelle l'infraction s'est produite. Spécifiez l'heure de début de l'employé, ainsi que l'heure indiquée sur la feuille de présence pour chaque infraction.
Citez le règlement de la société qui exige que tous les employés soient prêts à travailler à l’heure prévue. Si ces informations sont publiées dans un manuel de l'employé ou dans un autre document, faites-le remarquer et créez-en une copie à joindre à l'avertissement.
Indiquez que le document sert d'avertissement écrit à l'employé. Si l'employé a déjà reçu des avertissements verbaux ou écrits concernant le même problème, indiquez-en les dates.
Détaillez ce qui se passera si le retard persiste. Certaines entreprises appliquent un processus strict, tel qu'une règle des «trois coups», tandis que d'autres prennent des décisions au cas par cas. Pour couvrir toutes les possibilités, inclure la déclaration suivante: «Les retards persistants sont soumis à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement.»
Signez le document. Incluez la mention «cc: file» au bas pour indiquer que vous en déposez une copie dans le dossier de l’employé à titre de mesure disciplinaire officielle. Notez également les autres personnes ou services qui en recevront une copie, tels que les ressources humaines ou le responsable de votre service. Quitter la pièce ou la signature et la date de l'employé. Si votre subordonné refuse de signer le document, indiquez-le sur la ligne de signature. Cela indiquera que l'employé était présent et informé du contenu de l'avertissement.
Attention
Chaque État a ses propres lois sur le licenciement des employés. Consultez un avocat ou le service juridique de votre entreprise pour vous assurer que votre formulation est légale.
