Un plan de gestion de programme est utilisé pour regrouper plusieurs projets indépendants afin d’atteindre un résultat commercial stratégique. La gestion du programme met souvent l’accent sur la rédaction du document de plan et moins sur la mise en œuvre. Un effort égal doit être consenti pour mettre en œuvre le plan afin de le mener à bien et pour que tout écart soit reconnu et géré en conséquence. En règle générale, il incombe au gestionnaire de programme ou à l’équipe de gestion de programme de s’approprier pleinement le plan de programme et de s’assurer de son exécution efficace.
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Établir une chaîne de commandement. Établissez une chaîne de commandement claire avec un processus décisionnel formalisé. Assurez-vous que le processus est simple et peut prendre en charge des délais rapides afin que la mise en œuvre ne soit pas bloquée. Assurez-vous que les processus définis ne sont pas contournés en surveillant continuellement la situation.
Élaborer des normes de programme et des indicateurs de réussite. Identifiez les normes qui seront utilisées pour mesurer l'intégration des différentes composantes du programme. Documentez les normes relatives aux processus, à la communication, aux données, aux rapports, aux modèles et aux méthodes de distribution afin de vous assurer que les divers projets et tâches faisant partie du programme sont intégrés.
Identifier un calendrier de mise en œuvre et un rapport de statut. Documenter les détails des principales phases du projet, les calendriers et les jalons. Identifier les participants au plan et les contributeurs au projet et leur fournir une documentation écrite de leurs responsabilités et des mécanismes de reporting. Cela gardera l'équipe concentrée et à la tâche.
Communiquer, communiquer, communiquer. Toutes les parties impliquées dans le plan de gestion du programme ont besoin d'une communication constante. Les communications devraient inclure les initiatives et activités en cours, les rapports sur le rendement, les réussites et les réalisations, ainsi que les points de vente, les informations et les commentaires.
Évaluez le processus, puis réévaluez le plan. Recueillir régulièrement les commentaires des participants et évaluer si l'objectif est atteint. À la fin de chaque projet clé, organisez une réunion officielle pour discuter du processus. Dans le processus, célébrez les réussites, identifiez les points à améliorer et modifiez les ressources en fonction des besoins pour optimiser les performances. Si les objectifs ne sont pas atteints, déterminez s'ils doivent changer.
Développer un plan de formation. Si les résultats du plan de gestion du programme aboutissent à un nouveau système ou processus, un programme officiel devrait être élaboré pour fournir une formation et des ressources à tous les utilisateurs et propriétaires du système. Le plan devrait définir les programmes de formation, de communication et de gestion du changement.
Conseils
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• Identifiez les paramètres qui déclenchent un examen approfondi formel en termes de temps, de coût, de personnel ou de qualité à partir du plan de projet approuvé. • Le plan est une ligne directrice, pas un ensemble de règles. Il est important de faire des écarts si cela se justifie. • Favoriser une communication ouverte. Écoutez les commentaires de toutes les parties impliquées dans le processus; ils peuvent avoir des solutions plus efficaces pour mettre en œuvre une partie du plan.
Attention
• Il devient difficile de se rappeler qui est supposé faire quoi selon chaque version du plan. La documentation et une communication écrite continue faciliteront la gestion. • Instaurer une responsabilisation afin de s'assurer que le processus de mise en œuvre ne soit pas bloqué. • Être flexible. Des changements imprévus peuvent se produire. Si tel est le cas, évaluez leur impact et apportez les modifications nécessaires. Restez au courant des ressources allouées.
