Les documents de politique et de procédure d’une entreprise sont un facteur clé pour maintenir l’efficacité, la cohérence et une communication claire. Certaines entreprises choisissent de créer des documents individuels pour différentes procédures, tandis que d'autres regroupent toutes les politiques et procédures dans un manuel qu'elles présentent à chaque employé. Des politiques et procédures bien documentées procurent des avantages aux employés, aux clients et à l'entreprise.
Définir les attentes
Les politiques de l'entreprise définissent souvent les attentes en matière de comportement des employés sur des sujets tels que la présence, l'actualité, le code vestimentaire, les règles de sécurité, etc. Les documents de politique et de procédure exposent souvent la responsabilité de l'entreprise vis-à-vis de ses employés, notamment en matière de recrutement, de vacances et de congés de maladie, de congé familial, etc. Les contacts et lettres d'offre d'emploi peuvent faire référence au manuel de politique et de procédure de l'entreprise (ou au manuel de l'employé) et indiquer que l'employé accepte de se conformer aux règles énoncées dans le manuel. Certaines entreprises exigent que les nouveaux employés signent un formulaire indiquant qu’ils ont reçu le manuel.
Encourager l'efficacité
Le moyen le plus efficace d’atteindre un objectif est la base ultime des processus de la société. Ce n'est peut-être pas le moyen le plus facile ou le plus rapide, mais c'est le moyen le moins laborieux d'atteindre l'objectif sans sacrifier la qualité, sans encourir de risque ni ignorer les exigences réglementaires. Théoriquement, si chaque employé suit la procédure définie pour chaque tâche, chaque fois, l'entreprise atteindra tous les objectifs de la manière la plus efficace possible. En réalité, la procédure à privilégier peut ne pas être possible à chaque fois. Par conséquent, de nombreux processus incluent en réalité une stratégie spécifique sur la manière de gérer une telle situation. Cela pourrait inclure l'approbation d'un niveau supérieur ou simplement une documentation supplémentaire.
Encourager la cohérence
La cohérence engendre généralement l'efficacité. Quand les gens font les mêmes choses à chaque fois, ils finissent par être capables de terminer le processus plus rapidement, ce qui signifie qu'ils peuvent faire plus de travail dans le même temps. La cohérence engendre également la confiance. Des méthodes cohérentes assurent aux clients que la société gérera leurs comptes avec le même soin et la même précision lors de chaque interaction. La cohérence aide les employés et les clients à savoir à quoi s'attendre face à une situation donnée.
Restez légal
Les lois, les organismes de réglementation ou les compagnies d'assurance exigent des entreprises qu'elles documentent et distribuent certains processus et procédures. Par exemple, la plupart des États exigent des entreprises qu’elles appliquent un processus défini pour traiter les demandes d’indemnisation des travailleurs et s’assurent que tous les employés connaissent son fonctionnement. Les compagnies d’assurance et les organismes de réglementation tels que l’OSHA exigent des sociétés qu’elles détaillent les politiques de sécurité, en particulier dans un environnement de fabrication. L'inclusion de ces informations dans un document de processus et de procédure permet à l'entreprise de répondre aux exigences de distribution.
Communiquer efficacement
Une entreprise peut avoir plusieurs employés, plusieurs sites et / ou employés qui travaillent selon des horaires différents. Les employés quitteront l'entreprise et de nouveaux employés rejoindront l'entreprise. Le moyen le plus simple de communiquer les attentes et les processus à tous les employés sans manquer à personne, en laissant de côté les informations ou en étant incohérent est de rédiger et de distribuer un document officiel de politique et de procédure. S'assurer que tout le monde a accès à la même information permet également de protéger la société contre des poursuites injustifiées sans licenciement.
