QuickBooks est l’un des logiciels comptables les plus couramment utilisés par les petites entreprises. QuickBooks Pro est capable de gérer la comptabilité pour une petite entreprise de construction, bien qu’un programme plus avancé, disponible dans QuickBooks Premier, offre des fonctionnalités supplémentaires pour un coût supplémentaire. Les débats sont partagés sur le point de savoir si la version Premier justifie la dépense supplémentaire par rapport à la version Pro. La version contractante de QuickBooks Premier comporte des fonctionnalités spécifiques au calcul des coûts et à la facturation des travaux pour le secteur de la construction. La configuration d’une entreprise de construction, quelle que soit la version que vous achetez, est la même.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordinateur
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Logiciel QuickBooks d'Intuit
Ouvrez QuickBooks. Cliquez sur "Créer une nouvelle entreprise". Cliquez sur "Démarrer l'interview". Saisissez les informations relatives à votre entreprise. Cela comprend le nom de votre entreprise, votre numéro d'identification fiscale, votre adresse, vos numéros de téléphone et de fax, votre adresse électronique et votre site Web. Cliquez sur Suivant."
Sélectionnez votre secteur, «Entrepreneur général en construction». Cliquez sur «Suivant».
Indiquez la structure organisationnelle de votre entreprise. Êtes-vous un propriétaire unique, une société de personnes ou LLP, LLC, société, S-corporation ou une organisation à but non lucratif? Cliquez sur Suivant."
Entrez le premier mois de votre année fiscale. La plupart des entreprises utilisent janvier. Si vous n’êtes pas sûr qu’il est préférable de demander conseil à un comptable. Cliquez sur Suivant."
Configurez et confirmez vos mots de passe si vous souhaitez les utiliser. Cliquez sur Suivant."
Cliquez à nouveau sur «Suivant» pour enregistrer le fichier de votre société, puis indiquez le nom du fichier et l'emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez que le fichier soit hébergé. Cliquez sur «Suivant» pour personnaliser davantage les données de votre entreprise.
Répondez aux questions sur ce que vous vendez. Allez-vous vendre uniquement des services ou des produits? Ou allez-vous vendre les deux? Si vous ne vendez actuellement que l'un ou l'autre, mais que vous pensez que vous pouvez éventuellement développer et que vous voulez vendre les deux, cliquez sur les deux. Avoir la capacité et ne pas l'utiliser est plus facile que de ne pas en avoir, d'en avoir besoin et de la configurer plus tard. Cliquez sur Suivant."
Indiquez si vous facturez la taxe de vente. Si vous ne facturez pas de taxe de vente à l'heure actuelle, mais pensez que vous pourrez éventuellement le faire plus tard, cliquez sur «oui». Si vous cliquez sur «oui», cela ne signifie pas que le système facturera toujours des taxes. Il ne le fera que lorsque vous le lui conseillez. Mieux vaut avoir la capacité et ne pas l'utiliser que d'en avoir besoin et de ne pas avoir la capacité.
Indiquez si vous souhaitez pouvoir créer des estimations à l'aide du logiciel QuickBooks. QuickBooks vous recommandera de choisir «oui» et il y a de fortes chances pour que vous aimiez avoir cette option. Cliquez sur Suivant."
Indiquez si vous souhaitez utiliser les reçus de vente dans QuickBooks. Il est peu probable que vous le fassiez, car cette option est généralement utilisée dans les ventes au détail lorsqu'un client paie les marchandises au moment de la réception. Dans le secteur de la construction, ce scénario est peu probable. Cliquez sur Suivant."
Indiquez si vous souhaitez utiliser des relevés de facturation dans QuickBooks. QuickBooks le recommande pour le secteur de la construction. Cliquez sur Suivant."
Indiquez si vous souhaitez ou non utiliser la facturation progressive. Cette option est utilisée lorsque vous facturez un client progressivement, généralement en fonction des jalons du projet de réunion. Cliquez sur Suivant."
Indiquez si vous souhaitez ou non que QuickBooks gère vos comptes fournisseurs ou ce que vous devez à vos fournisseurs. C'est l'une des meilleures fonctionnalités de QuickBooks. Cliquez sur Suivant."
Indiquez comment vous allez payer vos factures. Imprimerez-vous des chèques par le biais de QuickBooks sur des chèques préimprimés ou utiliserez-vous un système de chèques séparé avec des numéros de chèques qui devront être entrés manuellement dans QuickBooks? Cliquez sur Suivant."
Indiquez si vous acceptez les cartes de crédit. Cliquez sur Suivant."
Indiquez si vous souhaitez suivre votre temps ou celui des autres personnes qui terminent des travaux pour votre entreprise. Ce sera du temps passé sur un projet client qui vous permettra de facturer le projet. Cliquez sur Suivant."
Répondez à la question sur vos employés. Avez-vous des employés réguliers de W-2 ou 1099 entrepreneurs? Avez-vous pas d'employés du tout? Cliquez sur Suivant."
Indiquez si vous acceptez des devises autres que le dollar américain. Cliquez sur «Suivant». Cliquez à nouveau sur «Suivant» dans «Utilisation de comptes dans QuickBooks».
Sélectionnez la date du jour ou une date spécifique, telle que la date de début de l’exercice où vous souhaitez que QuickBooks commence à suivre vos données financières.
Répondez à la question relative à la configuration de votre compte bancaire. Si vous ne disposez pas de votre dernier relevé bancaire, cliquez sur «Non» et passez à l’étape 23. Si vous avez votre relevé devant vous, il est préférable de saisir les données maintenant. Cliquez sur “Oui” et “Suivant”.
Entrez le nom du compte bancaire pour lequel vous fournissez des informations, tel que «Banque continentale - Contrôle» ou «Banque Fantasy - Marché monétaire». Nommez-le quelque chose qui indiquera clairement ce que c'est. Plus tard, lorsque vous déposez des fonds ou payez des factures, cela élimine toute confusion quant au compte auquel l'argent est censé être destiné. Entrez le numéro de compte et le numéro de routage. Celles-ci figureront sur vos chèques et vos relevés bancaires. Entrez la date d'ouverture de votre compte ou celle à laquelle vous envisagez de commencer le suivi de vos données financières.
Entrez la date de «clôture du relevé» qui doit être imprimée directement sur votre relevé bancaire. Entrez le solde de clôture du relevé. Cliquez sur "Suivant". Entrez "Oui" si vous avez un autre compte à configurer. Répétez les étapes requises pour entrer les informations du compte bancaire. Sinon, cliquez sur «Non», puis sur «Suivant».
Consultez la liste des comptes configurés automatiquement pour votre entreprise. Ceux avec une coche placée à côté d’eux sont des comptes que vous pourrez utiliser. Placez un chèque à côté de ceux qui n’en ont pas, mais que vous pensez pouvoir utiliser. Supprimez un chèque de ceux qui ont un chèque mais que vous savez que vous ne l'utiliserez pas. C’est mieux de les laisser en cas de doute. Les modifications peuvent être effectuées ultérieurement lorsque vous entrez des reçus ou des factures et que tous les comptes peuvent être personnalisés. Cette liste de comptes est un bon point de départ. Cliquez sur "Terminer".
