La diligence raisonnable est essentiellement une enquête intense qui précède une transaction ou une décision importante. Par exemple, la diligence raisonnable survient généralement lorsque vous êtes sérieusement intéressé à acheter une entreprise ou que vous devez développer une présentation de vente pour un contrat d’impartition important. Même si le processus peut prendre beaucoup de temps et doit souvent se dérouler dans l'ombre, les informations que vous collectez et que vous décrivez dans un rapport de diligence raisonnable sont essentielles pour prendre une bonne décision ou créer une présentation efficace.
Structure et mise au point
Comme pour la plupart des autres rapports officiels, un rapport de diligence raisonnable comprend un objectif, un résumé, des constatations clés, une section de recommandations et une ou plusieurs annexes. Ce qui distingue un rapport de diligence raisonnable des autres, cependant, est son objectif, sa concentration et son degré d’information. Une fois que vous avez terminé la phase active de la diligence raisonnable - recherche de faits, collecte de données brutes et observation en personne - la génération de rapports organise les données de manière à vous permettre d’évaluer la situation existante, d’identifier les risques et de détecter les problèmes qui permettent de tirer parti Opportunités.
Format et voix
La plupart des gens utilisent un rapport de diligence raisonnable comme référence en coulisse lors des négociations de contrat ou de prix ou comme source d'informations pour la création d'une présentation de l'offre. Quel que soit le but recherché, une grande partie de ce que vous incluez dans un rapport de diligence raisonnable est une information confidentielle. Par conséquent, en plus d'écrire pour le public cible et de vous concentrer sur les objectifs, n'incluez que les informations les plus pertinentes ou essentielles. Utilisez une voix officielle et présentez les faits en utilisant une écriture objective et impartiale et séparez les informations du rapport en sections distinctes à l'aide de lettres ou de chiffres.
Objectifs et résumé
Expliquez vos raisons pour faire preuve de diligence raisonnable dans la section objectifs. Bien que le résumé arrive juste après les objectifs du rapport - et devant le corps - écrivez le résumé en dernier. La raison en est que les lecteurs - le plus souvent les dirigeants de sociétés - intéressés par cette section peuvent ne pas prendre le temps de lire le rapport complet. Vous devez structurer le résumé afin qu’il se présente comme un rapport en miniature tout en gardant sa longueur proportionnelle au reste du rapport.
Principales constatations et recommandations
Michael Sisco, écrivain et consultant en informatique indépendant, indique dans un article du site Web de TechRepublic que les principales conclusions devraient être axées sur les éléments qui ont une incidence sur le prix ou les activités en cours de la société. Par exemple, si vous écrivez un rapport de diligence raisonnable à utiliser pour la présentation d'un contrat d'impartition, incluez les problèmes justifiant votre prix et votre position, tels que les défaillances des processus opérationnels qui soulignent les problèmes de productivité et de performance. En outre, indiquez les ratios de coûts qui indiquent les dépenses actuelles de la société pour exploiter un service en interne, ainsi que les risques, tels que la nécessité d’investir encore plus d’argent pour améliorer ou remplacer les équipements obsolètes ou obsolètes. Mettez en surbrillance les possibilités d’utilisation des ressources dans la section des recommandations. Inclure les coûts de mise en œuvre, fournir un ratio de retour sur investissement et donner un délai pour réaliser des économies ou des avantages pour chaque opportunité.
