Les entreprises, les organismes gouvernementaux et d’autres organisations attribuent aux DLN des documents importants en tant que numéro d’identification unique. Bien que les DLN puissent être utilisés dans n'importe quelle organisation, ils sont particulièrement courants dans les organisations financières telles que les banques et les agences fiscales. L'Internal Revenue Service s'appuie sur les DLN pour assurer le suivi des déclarations de revenus et de nombreux documents, y compris les décisions en matière d'exonération d'impôt.
Numéros de localisateur de documents
Un numéro de localisation de document est un numéro à plusieurs chiffres attribué à un document spécifique afin de permettre de retracer facilement le document dans son fichier source d'origine. Chaque organisation crée son propre protocole pour les DLN, mais les nombres sont généralement formatés avec précision. Par exemple, les deux premiers chiffres peuvent indiquer la source du document, les deux chiffres suivants le type de document et les autres chiffres peuvent indiquer la date de création, les codes de catégorie et autres caractéristiques essentielles du document.
DLN et exonérations fiscales
L'IRS utilise les DLN pour suivre ses lettres de décision et autres documents relatifs aux actions en matière d'exonération fiscale. Un document fiscal typique contient plusieurs identifiants détaillés, tels qu'un numéro d'identification d'employeur pour une entreprise ou un numéro de sécurité sociale pour une personne, ainsi que des informations sur le nom et l'adresse et le gestionnaire de cas de l'IRS. Il contient également un numéro de localisateur de documents à 14 chiffres.
Format
Les DLN utilisés par l'IRS pour les déclarations de revenus et les documents d'exonération fiscale contiennent 14 chiffres répartis en sept champs. Chaque champ a une signification particulière qui est utile dans le système administratif de l'IRS. Par exemple, le premier champ est composé de deux chiffres et représente le centre de traitement IRS traitant la demande de dérogation. Les autres champs comprennent des codes pour la classification des taxes, un code de date et un numéro de bloc et de série pour identifier les détails du traitement et de la transmission du document.
Exemples
Les organisations à but non lucratif publient parfois des lettres de détermination IRS détaillant le statut d'exonération fiscale du groupe. La lettre contient des DLN. L'IRS rend publics ses manuels de procédures sur l'utilisation des DLN pour la gestion de documents. Par exemple, le manuel "Procédures de traitement automatisé des organisations exemptées" demande aux utilisateurs d'interroger le système à l'aide du DLN, du numéro d'identification de l'employeur ou de plusieurs autres identificateurs.
