Les réunions du personnel du cabinet dentaire sont essentielles au bon fonctionnement d'un cabinet dentaire. Les réunions du personnel peuvent avoir lieu à différents intervalles, hebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles, et doivent inclure tous les employés. Pour que la réunion du personnel du cabinet dentaire soit réussie et productive, renoncez aux titres, évitez les interruptions, discutez des problèmes, éliminez la défense et assurez-vous de mentionner les points positifs.
Titres de renoncement
Un cabinet dentaire est composé d’un groupe d’employés ayant différents titres. Chaque titre indique le niveau de leadership des employés au sein du bureau: le dentiste est généralement celui qui supervise l'ensemble du cabinet et prend la plupart des décisions, et les assistantes dentaires, les hygiénistes et le personnel de bureau sont des employés du cabinet. Demander aux membres du personnel de renoncer à leurs titres pendant une réunion du personnel permet à chacun de parler librement et d'être entendu comme un atout égal pour la pratique.
Ce concept de réunion de cabinet dentaire élimine également les privilèges. Ainsi, une employée qui se situe au sommet de l'échelle décisionnelle ne bénéficie pas du favoritisme pour son idée par rapport à celle d'un autre. Nommer un nouvel animateur pour chaque réunion afin d'éviter une éventuelle désorganisation pendant la réunion.
Éviter les interruptions
Les cabinets dentaires reçoivent fréquemment des appels téléphoniques de la part de patients fixant des rendez-vous ou posant des questions, ainsi que du personnel de vente proposant leurs produits. Pour que tout le monde puisse participer et consacrer toute son attention à la réunion, envoyez ces appels téléphoniques à un répondeur et répondez-y après la réunion. Modifiez le message du répondeur pour que les patients sachent pourquoi un membre du personnel ne répond pas au téléphone. Cette technique informe les patients des efforts du cabinet dentaire pour maintenir et promouvoir un bureau fonctionnant correctement. Vous pouvez envisager de désigner une ligne téléphonique spécifique en dehors du numéro principal du cabinet pour les appels d’urgence et d’engager un employé à répondre à ce téléphone s’il sonne pendant une réunion.
Discuter des problèmes
Le fait de commencer la réunion du personnel en discutant de problèmes dans le cabinet dentaire permet aux employés de résoudre les problèmes rapidement. Traiter des problèmes au début de la réunion ouvre la voie à la discussion d’autres objectifs de la réunion. Pour encourager les employés à parler des problèmes qu’ils souhaitent, le facilitateur de la réunion doit mentionner une liste de domaines dans lesquels il peut y avoir des problèmes, tels que les soins aux patients, la facturation et les paiements des patients, la propreté du bureau, l’équipement et la camaraderie du personnel.
Éliminer la défensive
Éliminer le caractère défensif en veillant à ce que les critiques soient constructives et n'attaquent personne personnellement. Un employé qui se sent attaqué va riposter verbalement, ce qui peut réduire la productivité d'une réunion du personnel. Cette technique de réunion aide tous les participants à écouter attentivement les problèmes soulevés.
Mentionnez les points positifs
Après avoir discuté des problèmes au bureau, le facilitateur doit entamer une discussion sur les bonnes choses qui se passent dans le bureau. Un bon commentaire fait par un patient au sujet du personnel ou de la pratique, ou un travail accompli par un membre du personnel pour un autre, sont des exemples positifs que vous pouvez donner lors de la réunion. Toute action positive qui pourrait autrement passer inaperçue, par exemple le cas où une hygiéniste a nettoyé les instruments de l’assistante dentaire, peut être mentionnée au cours de la discussion positive.
