Lorsque la clientèle d'un cabinet dentaire diminue, ou que le propriétaire décède de façon inattendue ou devient incapable de continuer à exercer la dentisterie, il peut être nécessaire que ce cabinet dentaire établi ferme ses portes. Il est vivement recommandé qu’un dentiste, en bonne santé, laisse des instructions dans son testament ou avec son avocat afin d’indiquer comment il souhaite gérer la fermeture d’une entreprise en cas de décès.
Contactez le propriétaire immédiatement pour négocier la résiliation du bail si vous n'êtes pas propriétaire du bâtiment. Peu importe la faillite, le départ à la retraite ou le décès du propriétaire, la succession pourrait être tenue de payer le reste de la durée du bail (jusqu'à trois ans). Des exceptions peuvent être faites au cas par cas, en fonction du propriétaire, du tribunal et de votre situation. Engagez un avocat, si possible, car les violations de contrat sont souvent des situations difficiles.
Informez tous les employés de la fermeture imminente et notifiez leur dernier jour d’emploi. Si possible, prolongez un préavis de 90 jours ou une indemnité de licenciement adéquate couvrant la même période pour leur permettre de trouver un nouvel emploi. Les employés sont souvent les plus surpris de la fermeture d’une entreprise.
Communiquez avec tous vos patients actifs et inactifs bien avant la date de clôture, en annonçant votre intention de fermer un cabinet dentaire. Invitez chaque patient à venir chercher une copie de son dossier de patient ou proposez-le de le transférer dans un autre cabinet dentaire. Une annonce dans un journal peut suffire comme notification. Conservez tous les dossiers originaux chez le dentiste ou son domaine.
Informez tous les patients qui suivent un traitement que leurs cas seront résolus par vous personnellement pendant le temps restant ou orientez-les vers un dentiste capable de terminer leur traitement. Sans référence appropriée, les patients peuvent prétendre à un abandon. Envoyez une copie du dossier du patient au nouveau bureau et encouragez-le à prendre rendez-vous. Ne commencez pas de nouveaux cas qui ne peuvent pas être terminés en un nombre minimal de visites.
Imprimez et stockez toutes les informations relatives aux entreprises. Bien que vous deviez légalement conserver certaines informations pendant sept ans, vous devez conserver d’autres éléments de manière permanente, tels que les réclamations d’assurance et les états financiers. L'American Dental Association (ADA) fournit une liste complète des articles et la durée de stockage requise.
Trouvez un marché pour l’équipement dentaire dans la pratique. Les articles les plus récents, en bon ou en excellent état, ont tendance à avoir une valeur marchande élevée, et les articles plus anciens, quelle que soit leur condition, peuvent n'avoir aucune valeur. En cas de doute, contactez un évaluateur. Ce qui ne peut pas être vendu peut être d'une certaine utilité pour les revendeurs de ferraille. Vérifiez les lois environnementales de votre région concernant l'élimination des produits chimiques et ne vendez pas ces articles.
Informez immédiatement la DEA (Drug Enforcement Agency) que vous allez fermer votre entreprise par écrit. Incluez votre inscription DEA. Informez le conseil des licences de l'État ainsi que toutes les sociétés dentaires dont vous êtes membre et que le cabinet fermera.
Utilisez un expert-comptable agréé (CPA) pour déterminer tous les comptes clients et fournisseurs. Évaluez les plans de paiement en cours pour déterminer le montant qui vous est dû ou remboursable au patient. Effacer ou radier tous les soldes des comptes patients. Contactez tous les créanciers, vendeurs et fournisseurs pour calculer les soldes actuels et payez-les le plus rapidement possible. Envoyer des avis de facturation pour les paiements dus à l'entreprise et leur fournir une nouvelle adresse postale.
Contactez toutes les compagnies d’assurance sous contrat et retrouvez les paiements en attente. Informez-les de la date à laquelle le contrat sera résilié et de la nouvelle adresse d'envoi du paiement. Faites la même chose pour toutes les compagnies d’assurance ou d’assistance de paiement qui doivent payer à la pratique.
Résilier toutes les polices d’assurance liées au travail, telles que les assurances contre les accidents du travail ou les assurances de responsabilité professionnelle. Faites de la date d'entrée en vigueur le dernier jour d'activité. Vérifiez auprès de la compagnie d’assurance, mais votre assurance de responsabilité professionnelle (faute professionnelle) devrait vous couvrir pour toutes les réclamations qui pourraient survenir à l’avenir pour des travaux achevés avant le dernier jour d’activité. Sinon, un achat "final" peut être nécessaire pour vous ou votre succession pour rester protégé.
Contactez l'Internal Revenue Service (IRS) et discutez des paiements dus pour votre numéro d'identification d'employé. Réglez tous les paiements passés ou futurs, y compris les retenues à la sécurité sociale à venir pour vos employés qui travaillent encore. Appelez et annulez tous les permis de ville et les licences d'État pour éviter les frais de renouvellement.
Conseils
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L'embauche d'un avocat, d'un comptable et d'un courtier de transition expérimenté peut faciliter l'ensemble du processus. Fermer une entreprise est stressant. Accepter autant d'aide que possible.
Attention
Si vous êtes un conjoint survivant qui ferme un cabinet dentaire en raison du décès du dentiste, vous aurez probablement besoin d'un certificat de décès, d'un acte de mariage et du numéro de licence sociale et de sécurité sociale du dentiste pour pouvoir engager l'une de ces procédures auprès de sociétés externes.
