Les flux de trésorerie sont le moteur des affaires et la gestion de la trésorerie est cruciale. La gestion d'une petite entreprise nécessite de nombreux chapeaux et le directeur financier en est un. Utiliser Quicken pour la gestion financière des entreprises vous permet de gagner du temps. Quicken est simple à mettre en œuvre et fournit toutes les informations dont votre professionnel de la comptabilité a besoin pour la préparation des déclarations de revenus et la préparation des états financiers. Le déverrouillage de l'édition "Home and Business" de Quicken ouvre un système de gestion financière économique, efficace et facile à utiliser.
Articles dont vous aurez besoin
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Quicken 2011 Home et Business
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Liste des comptes financiers, des cartes de crédit et des prêts avec les relevés courants
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Liste des catégories d'activité à suivre
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Liste des vendeurs et clients habituels avec leurs coordonnées
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Liste de projets ou de produits d'inventaire
Installer
Planifier la collecte de données. Travaillez avec votre comptable professionnel et définissez les catégories, les balises et les méthodes de suivi des comptes les plus simples et les plus efficaces à gérer.
Cliquez sur l'onglet "Entreprises", puis sur la flèche vers le bas "Actions de l'entreprise" et choisissez "Comptes professionnels". Sélectionnez "Ajouter un compte" dans le menu. Ajoutez les services bancaires aux entreprises, les comptes de carte de crédit et de prêt.
Sélectionnez "Ajouter un client" à partir de la commande "Client" dans la liste déroulante "Actions de l'entreprise". Ceci ouvre la fenêtre "Editer un enregistrement du carnet d'adresses". Entrez le nom du bénéficiaire - généralement le nom de l'entreprise - et les informations de contact. Cochez la case "Liste de clients" dans le cadre "Inclure ce bénéficiaire dans".
Sélectionnez "Ajouter un fournisseur" à partir de la commande "Fournisseurs" de la liste déroulante "Actions commerciales". Ceci ouvre la même fenêtre "Éditer un enregistrement de carnet d'adresses" que pour les clients. Cochez la case "Liste des fournisseurs" dans le cadre "Inclure ce bénéficiaire dans".
Créez "Projets / Travaux" à partir de la commande "Client" et créez des tâches facturables ou un inventaire vendable à l'aide de la sélection "Afficher tous les postes de facture" dans le menu "Factures et estimations" sous "Actions commerciales".
Sélectionnez "Liste des catégories" dans le menu "Outils" de la barre de commande, puis cliquez sur le bouton "Nouveau" pour créer des catégories de revenus et de dépenses d'entreprise. Quicken suggère les barèmes d'impôts fédéraux associés ou vous pouvez les sélectionner manuellement. Sélectionnez "Liste des balises" dans le menu "Outils" et créez des balises commerciales répondant à vos exigences en matière de conservation, de rapport et de recherche.
Utilisation de base de Quicken
Entrez les données financières de départ dans chaque compte. Quicken prend en charge la saisie des données antérieures ou la configuration de la conservation des enregistrements à partir de la date de saisie. Liez vos comptes aux capacités de téléchargement en ligne de votre institution bancaire.
Entrez toutes les factures impayées à l'aide de la commande "Créer facture" du menu "Factures et fournisseurs" sous "Actions de l'entreprise". Quicken permet d’accumuler des frais courants pendant le mois jusqu’à ce qu’une facture ou un relevé soit reçu et qu’un compte fournisseur est comptabilisé.
Entrez toutes les transactions non facturées à l'aide de la commande "Créer une facture" du menu "Factures et estimations" sous "Actions de l'entreprise". Quicken permet d’accumuler les transactions jusqu’au moment de l’émission d’une facture ou d’un relevé.
Configurez des outils de comptabilité d'entreprise supplémentaires, tels que le compteur de kilométrage dans la liste déroulante "Outils d'entreprise". Si vous utilisez Microsoft Outlook 2003 ou une version plus récente, dans la liste déroulante "Outils de gestion", configurez les dates d'échéance des paiements et des factures, les adresses et autres tâches à coordonner avec le programme de gestion du temps. Quicken peut également déclencher des alertes générées par Outlook.
Conseils
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Reportez la création de comptes d’actifs, de dettes et de placements ainsi que de comptes fournisseurs et de comptes à recevoir au cours de l’étape de création du compte. Ceux-ci sont ajoutés de manière plus logique dans les étapes ultérieures. La planification préalable permet d’économiser du temps et de l’argent lors de l’utilisation de Quicken. Vous pouvez attribuer des raccourcis aux transactions client ou fournisseur utilisées à plusieurs reprises en cochant la case "Liste de remplissage rapide" dans la fenêtre "Modifier l'enregistrement du carnet d'adresses". Ajoutez des informations sur les clients et les fournisseurs à tout moment dans les onglets "Contact", "Secondaire", "Personnel" et "Divers" pour chaque enregistrement. Le site de support de Quicken propose de nombreux tutoriels et son manuel d’aide en ligne contient des instructions détaillées pour apprendre à utiliser le programme de manière plus sophistiquée.
Attention
Saisissez avec précision les enregistrements du carnet d'adresses pour vous assurer que les enregistrements de transactions, de facturation, de relevés et de paiement valides sont créés. Utilisez les formulaires "Créer une facture" et "Créer une facture" plutôt que les grands livres à recevoir ou à payer pour saisir les données. Cette étape relie toutes les transactions avec précision lorsque de l’argent est reçu ou payé. Le fait de ne pas classer chaque transaction par catégorie peut affecter l'exactitude des rapports concernant les déclarations de taxe à l'exportation ou les états financiers.
