Démarrer une nouvelle entreprise n'a jamais été aussi simple. Avec seulement un ordinateur portable et un forfait, vous pouvez lancer votre propre démarrage dans le confort de votre maison. Mais il y a des défis à relever pour gérer une entreprise à domicile. Vous aurez besoin d’une adresse postale pour votre papier à en-tête, vos cartes de visite et la page de contact de votre site Web. Mais vous ne voudrez probablement pas coller votre adresse personnelle sur l’ensemble de vos supports marketing. Louer un P.O. box est une option, mais cela peut vous donner l’impression que vous travaillez à domicile. Si vous essayez de vous établir comme une grande entreprise avec une équipe complète et un espace de bureau physique, une adresse de bureau virtuel vaut la peine d’être envisagée.
Conseils
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Pour louer une adresse de bureau virtuel, contactez un service qui le propose, tel que Boîte aux lettres Anytime, The UPS Store, Bureaux virtuels Davinci ou Regus.
Louer un bureau virtuel
Il existe de nombreuses options pour les entreprises en matière de configuration d'un bureau virtuel. Mais si vous envisagez de travailler à domicile, vous n’avez peut-être besoin que d’une adresse postale, que certains fournisseurs proposent à un tarif mensuel bas. Anytime Mailbox et The UPS Store proposent tous deux des adresses postales, ce qui en fait une excellente alternative à P.O. des boites. Avec The UPS Store, vous aurez les mêmes fonctionnalités que si vous ouvriez un fichier P.O. boîte, y compris la possibilité d'arrêter et de ramasser les colis à votre convenance plutôt que de les avoir acheminés à votre domicile. Anytime Mailbox est un service véritablement virtuel, qui transfère vos colis et analyse tout courrier entrant pour vous le livrer par voie électronique. Vous pouvez visiter leurs sites Web pour en savoir plus et vous inscrire par téléphone ou en ligne.
Une étape supplémentaire de la configuration de l'adresse postale virtuelle est un service de bureau virtuel. Ces entreprises semblent gagner en popularité avec chaque année. Parmi les plus populaires, citons les bureaux virtuels Davinci, qui fournissent une redirection de courrier et une adresse postale. Cette configuration se trouve cependant dans un bâtiment où vous pouvez payer à l’heure pour utiliser la salle de conférence ou à l’heure, le jour ou la semaine pour travailler dans un bureau entièrement équipé. Un bureau Davinci vous permet de planifier des réunions dans un immeuble professionnel où vous avez votre nom inscrit dans le répertoire du hall d'entrée et un écran d'accueil, plutôt que de planifier des réunions dans un Starbucks. Vous pouvez également obtenir des services similaires auprès de Regus et de fournisseurs d’espaces de travail locaux. Vous pouvez vous inscrire à ces services en ligne ou en les contactant par téléphone.
Avantages du bureau virtuel
Une adresse commerciale virtuelle présente de nombreux avantages. Une adresse commerciale donne à une nouvelle entreprise une présence professionnelle qui fait la différence avec des clients potentiels. Cela peut vous mettre au même niveau que des entreprises plus établies dans le même espace. Cela vous aidera également à éviter les problèmes liés aux ordonnances de zonage et aux règles de l’association de propriétaires qui ne vous permettent pas de gérer une entreprise à partir de votre domicile.
Si vous recherchez un bureau virtuel comme les services offerts par Davinci Office et Regus, les avantages vont bien au-delà des problèmes liés à votre courrier. Avec une adresse virtuelle uniquement, vos clients peuvent rechercher l’adresse et voir sur Google Street View qu’il ne s’agit pas d’un complexe de bureaux. Un bureau virtuel aura l'avantage de montrer aux clients potentiels que votre courrier arrive dans un immeuble de bureaux réel. Si votre client s’arrête, le nom de votre entreprise figurera dans l’annuaire et le préposé au lobby pourra lui faire savoir que vous êtes absent. Lorsque vous avez une salle de conférence et des bureaux louables, vous pourrez programmer des réunions dans votre propre bureau. Les clients ne se soucient généralement pas de savoir si vous êtes là 40 heures par semaine.
Les avantages des espaces de coworking
De nombreux espaces de coworking offrent également des services d'adresses d'entreprise virtuelles, y compris le transfert et l'analyse du courrier, mais ils offrent également un espace de travail. Les espaces de bureau Davinci sont une option, mais il existe de nombreux concurrents, y compris WeWork et Industrious. Que vous soyez pigiste ou propriétaire d’entreprise avec quelques employés virtuels, un espace de coworking peut vous être utile de différentes manières, notamment en évoluant avec vous au fur et à mesure que vous développez votre clientèle et ajoutez des employés.
Vous trouverez une variété d’agréments dans les espaces de coworking, en plus de ceux proposés par les fournisseurs d’adresses d’affaires virtuelles, notamment des espaces de pause et des réunions de réseautage régulières. En fait, l'aspect réseau d'un espace de coworking peut être son atout majeur. Vous vous retrouverez à travailler avec des collègues, y compris des graphistes, des spécialistes du marketing et des développeurs d’applications. Vous pouvez non seulement trouver les fournisseurs de services correspondant à vos divers besoins en tant que nouvelle entreprise, mais vous pouvez également constater qu'ils utilisent vos services ou achètent vos produits. À tout le moins, ils pourront peut-être vous présenter à d’autres qui ont besoin de ce que vous offrez.
Devenir Nomade
La mise en place d’un bureau virtuel présente l’avantage de pouvoir travailler de n’importe où. Si vous rendez visite à la famille pour les vacances ou pour le travail, vous pouvez rester en contact avec tous vos clients et suivre votre travail, où que vous soyez. Vous avez probablement la possibilité d’acheminer les appels vers votre téléphone portable ou un téléphone fixe, ce qui signifie que vous pouvez rester joignable avec vos clients sans jamais vous rendre compte que vous n’êtes pas au bureau si vous choisissez de ne pas le mentionner.
Si vous envisagez de voyager, une adresse professionnelle virtuelle peut également garantir que votre courrier vous suit où que vous soyez. Étant donné que vous pouvez transférer ou numériser du courrier et l'envoyer électroniquement, vous n'aurez plus à vous soucier de manquer une livraison. Pour les entreprises optant pour un espace de coworking, de nombreuses sociétés de franchise offrent maintenant la possibilité de réserver un espace dans n'importe lequel de leurs sites à travers le monde, ce qui vous laisse également la liberté de vous déplacer. Cela peut être particulièrement utile si vous souhaitez créer une clientèle dans plus d'un endroit, car vous pouvez voyager d'un endroit à l'autre sans interruption de service.
Déménagement dans un espace loué
Si vous avez besoin d'une option plus permanente, un espace loué peut être le meilleur choix. Il est important d’en chercher un qui offre des «extras» que vous ne pouvez pas vous offrir en tant qu’entreprise en croissance. Partager une salle de conférence, une zone de pause et une réceptionniste avec d'autres petites entreprises situées dans la même zone de votre immeuble peut vous faire économiser de l'argent tout en vous donnant accès aux commodités d'une grande entreprise.
Avant de conclure un tel arrangement, veillez toutefois à clarifier les limites qui accompagnent cet espace. Serez-vous en mesure d’obtenir l’espace de la conférence quand vous en aurez besoin ou constaterez-vous que vous devrez planifier des réunions en fonction du calendrier de chacun? Vous devez également déterminer qui est responsable de l'entretien de divers domaines.
Services de réceptionniste virtuelle
Bien que l’arborescence téléphonique soit devenue la norme, de nombreux clients préfèrent encore pouvoir s’adresser à un humain. Cependant, avec autant d’entreprises opérant à partir de téléphones cellulaires, vos clients risquent d’être directement dirigés vers vous quand ils atteignent «0», ce qui éloigne l’image que vous essayez d’exprimer d’être une grande entreprise avec une réception, une réceptionniste et équipe complète d'employés. Une réceptionniste virtuelle fournit ce service, répondant à vos appels et offrant même des informations de base, telles que les itinéraires et les heures de fonctionnement.
Les services de réceptionniste ne sont pas la seule chose que vous puissiez configurer virtuellement. Vous pouvez engager un assistant virtuel pour prendre vos appels, vous aider avec des tâches que vous n’avez pas le temps de gérer et d’interagir avec vos clients, entre autres. Ces assistants travaillent généralement à l'heure. Vous ne les utilisez donc que lorsque vous en avez besoin. Vous économisez ainsi l'argent que vous devrez dépenser en embauchant un employé à temps plein et en lui versant un salaire et des avantages.
