Comment configurer un bureau virtuel. Dans un environnement mondial, les lieux de travail n’ont pratiquement aucune frontière avec des employés situés partout dans le monde. Avec les prix sans cesse croissants de l'immobilier, le bureau virtuel est devenu un phénomène attrayant pour de nombreux hommes d'affaires. Les entreprises peuvent être situées à un endroit donné, mais les employés exercent leurs activités quotidiennes à différents endroits, tels qu’un hôtel, un café ou leur domicile.
Choisissez une adresse professionnelle pour votre bureau virtuel. Il peut s'agir d'un numéro de boîte vocale ou d'un service de boîte vocale CMRA (agence de réception de courrier commercial) pour obtenir une adresse sonne en entreprise.
Regardez vos options de connectivité. Vous avez le choix entre plusieurs types d'e-mails, de téléphones portables, de forums en ligne, de messagerie instantanée, de voix sur IP, etc.
Préparez l'emplacement choisi pour le bureau virtuel pour la configuration. Aménagez le lieu et créez une atmosphère de travail comme vous le souhaitez. Assurez-vous de disposer de suffisamment de place pour installer les composants électroniques nécessaires tels que les ordinateurs, les télécopieurs et les lignes téléphoniques.
Installez les logiciels nécessaires sur vos ordinateurs en fonction de vos besoins. Certains programmes sont spécialement conçus pour les conférences Web, les présentations, la planification de réunions, etc. Il est également judicieux de choisir un programme anti-virus fiable pour protéger votre PC des attaques en ligne.
Contactez un fournisseur de service téléphonique et obtenez un système téléphonique moderne doté d'un système de réponse vocale interactive (RVI) pour vous aider à gérer les appels sans que vous soyez sur place. Leur technologie intégrée est proposée à un prix raisonnable et ils ne facturent que pour l'utilisation réelle.
Configurez un site intranet réservé aux seuls employeurs de l'entreprise pour transmettre des informations, des communications vitales, des fichiers et des documents ou accéder au réseau privé virtuel (VPN) afin que le contenu transféré soit totalement confidentiel. Gardez une trace de qui accède à la base de données de votre organisation en tenant des journaux des informations d'entrée, de sortie et d'accès.
Planifiez vos réunions officielles avec des collègues, des clients ou d'autres personnes autour d'une tasse de café dans un lieu qui convient à tout le monde. Si tous vos contacts ne peuvent pas être physiquement présents, vous pouvez organiser la connectivité à l'aide de webcams, de téléphones portables et de messageries instantanées.
Assurez-vous que vos employés soumettent des feuilles de temps régulièrement pour enregistrer le nombre d'heures de travail. Examinez systématiquement ces feuilles de temps en fonction du nombre estimé d'heures requises pour des tâches spécifiques afin de garder le temps non productif passé sous contrôle.
Conseils
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Un certain nombre d'applications professionnelles se présentent sous la forme de "suites" comprenant la plupart des programmes nécessaires à la configuration d'un bureau virtuel, voire davantage. Certaines des suites les plus populaires sont Microsoft Office, Lotus, Corel et AppleWorks. Si vous avez le budget nécessaire, offrez à vos employés tout le matériel nécessaire, notamment un ordinateur portable, un téléphone portable Wi-Fi, la VoIP et d’autres équipements. Ensuite, vous et vos collaborateurs pouvez être connectés efficacement.
Attention
Sauvegardez régulièrement vos données pour éviter une panne complète de votre activité quotidienne en cas de panne du système. Cela peut être un scénario cauchemardesque.
