L'art de l'écriture de lettres est lentement remplacé par la correspondance électronique; Cependant, il arrive parfois qu'une lettre d'affaires écrite soit nécessaire. Les changements postaux traditionnels étant une réalité et la dilution possible du système postal tel que nous le connaissons actuellement, l’importance de la correspondance n’a pas diminué. Il existe un certain nombre de cas dans lesquels une lettre commerciale formelle doit être utilisée.
La lettre d'affaires
La formalité d'une lettre commerciale variera en fonction de son auteur et de son objectif; Toutefois, chaque lettre commerciale doit comporter une date écrite, le nom complet et l'adresse du destinataire, ainsi qu'une signature ou un fac-similé de celle-ci, ainsi que le nom commercial et le titre, le cas échéant. L'utilisation de papeterie portant un logo ou un monogramme est utile. D’autres correspondances peuvent nécessiter l’inclusion d’informations telles que le mode de livraison, par exemple par courrier postal américain ou même par courrier électronique.
Demandes d'emploi
Les demandeurs d'emploi doivent inclure une lettre commerciale avec la soumission d'un CV pour une offre d'emploi, en particulier si la lettre est spéculative. Un curriculum vitae soumis par voie électronique aurait besoin de la formalité d'une correspondance commerciale sous la forme d'une lettre d'accompagnement. La substance d'une lettre commerciale pourrait être capturée.
Correspondance légale
Les avocats rédigent régulièrement des lettres commerciales à l'intention de leurs clients et d'autres avocats. Les avocats rédigent également de nombreux autres documents importants, tels qu'un mémoire ou une réponse fréquente pour les entreprises. Ces lettres peuvent être à la fois faxées, envoyées par courrier postal ou envoyées par courrier accéléré, de manière à établir une trace de livraison.
Proposition de partenariat
La formation d'un nouveau partenariat pour les entreprises devrait être consignée sur papier, peut-être en prélude à un accord juridique formel. Un aperçu préliminaire des clauses générales du partenariat serait résumé dans la lettre.
Avis d'action en justice
Le propriétaire ou le gérant d'une maison ou d'un appartement souhaiterait rédiger une lettre commerciale à un locataire ou à son propriétaire en guise de prélude à une éventuelle expulsion. Cette lettre devrait probablement être postée et livrée pour signature.
Avis d'attribution
Qui ne voudrait pas recevoir une lettre commerciale leur attribuant un grand prix ou un compliment? Le destinataire de telles lettres les conserve souvent indéfiniment ou les fait encadrer pour la postérité. Le discours formel de la lettre commerciale n'augmente que la valeur de la reconnaissance.
