N'oubliez pas de mentionner que votre lettre contient des pièces jointes et qu'un employeur potentiel qui lirait votre lettre d'accompagnement pourrait ne jamais voir votre curriculum vitae ou qu'un collègue pourrait penser que vous n'aviez pas envoyé le rapport qu'elle avait demandé. Indépendamment de l'attachement réel, vous devez informer votre lecteur de sa présence. Ce guide explique comment indiquer correctement les pièces jointes en utilisant le format de lettre en bloc populaire.
Utilisez une entreprise ou un papeterie personnel avec l’adresse de retour. Si vous n’avez pas votre propre papier à en-tête, vous pouvez en créer un en utilisant un traitement de texte. Placez votre adresse de retour en haut de la page.
Placez la date à 13 lignes du bas de la page. Omettre le jour. Épeler le mois dans son intégralité. Suivez le chiffre de la date avec une virgule et utilisez quatre chiffres pour l’année. Exemple: 3 janvier 2010.
Créez une adresse pour bloquer deux lignes vides en dessous de la date. Indiquez le nom du lecteur, le titre, la société, l’adresse municipale et les informations sur la ville. Utilisez l'abréviation à deux lettres appropriée pour les états. Exemple:
Mme Pamela Ives Directrice générale Acme Toy Company 000, rue Main Sparks, NV 89434
Rédigez une salutation après une seule ligne blanche. Commencez votre salutation par «Cher» suivi de «Madame» ou «Monsieur», suivi du nom de famille du lecteur et d’un colon. Pour les lettres informelles, il est acceptable d’utiliser une virgule au lieu de deux points.
Écrivez le corps de la lettre après une seule ligne vierge. Mentionnez les pièces jointes dans le corps de votre lettre pour que le lecteur sache qu'il doit chercher des documents supplémentaires. Placez une seule ligne vide entre chaque paragraphe. Ne placez pas de retrait au début de chaque paragraphe.
Placez une ligne vierge entre le corps de votre lettre et la clôture complémentaire. «Sincèrement», «Cordialement» et «Cordialement» sont des choix acceptables. Suivez vos derniers mots avec une virgule.
Tapez votre nom trois lignes vides sous la fermeture. Placez votre titre directement sous votre nom, le cas échéant.
Tapez le mot «Enceinte» une ligne vide en dessous de votre nom ou titre tapé. Ceci est un rappel supplémentaire pour le lecteur.
Signez votre nom dans l’espace entre la fin et le nom que vous avez tapé. Utilisez un stylo.
Conseils
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Si vous êtes un membre du personnel de soutien administratif et que vous tapez une lettre pour une autre personne, demandez-lui de signer le brouillon final, mais insérez vos initiales en minuscules entre la note de clôture et le bloc-signature.
