Les organisations tirent parti de l’établissement de règles officielles pour gérer les opérations de manière juste et efficace. Deux types d'instruments directeurs, les règlements et les règles en vigueur, détaillent les politiques et procédures spécifiques que les décideurs doivent suivre dans la conduite des affaires. Malgré le même objectif fonctionnel, ces deux instruments se complètent et ne sont pas interchangeables.
Définitions
Les statuts sont les règles écrites convenues par les responsables d'une organisation pour formaliser la manière dont les décisions peuvent être prises et les affaires menées. L'adoption de statuts indique un engagement à suivre une certaine procédure parlementaire et, comme l'explique Encyclopædia Britannica, les «règles, précédents et pratiques généralement acceptés dans la gouvernance des assemblées délibérantes».
Après avoir adopté un ensemble de règlements, une organisation peut décider de compléter et de clarifier davantage les règlements. Les règles permanentes sont des règles ou des résolutions de nature permanente (ou permanente). Ces règles ne traitent que des questions administratives et sont régies par les statuts de l’organisation.
Principales caractéristiques
Les règlements sont un accord négocié. Il n'y a pas de format unique qui doit être suivi; Toutefois, les règlements administratifs traitent souvent du nombre autorisé de membres du conseil et des mandats, des droits de vote et des privilèges, des activités commerciales approuvées, de la nomination des dirigeants et de la constitution des comités, des pourcentages de quorum, de la fréquence des réunions annuelles, de la procédure de modification des règlements et de dissolution de l'organisation, et d'autres questions qui font partie de la gestion de l'organisation dans son ensemble.
Les règles permanentes sont administratives et définissent les spécificités de la conduite, telles que l'heure, la date et la fréquence des réunions des comités ou l'utilisation de la petite caisse.
Comparaison
Les principales différences entre les règlements administratifs et les règles permanentes ont trait à la portée et à l’effet. Le guide de procédure parlementaire «Robert's Rules of Order» explique que les règlements «devraient inclure toutes les règles d'une telle importance qu'il est impossible de les modifier sans préavis», tandis que les règles permanentes «ne devraient contenir que les règles pouvant être adoptées sans notification préalable, à la majorité des voix lors d'une réunion de travail. »Les règlements sont essentiellement conçus pour être généraux et procéduraux, tandis que les règles permanentes sont spécifiques et administratives.
En pratique
Les règlements administratifs sont généralement rédigés au début de l’organisation, tandis que les comités permanents ou d’autres sous-ensembles de la direction établissent des règles permanentes. Les règlements administratifs régissent l’organisation dans son ensemble et ne peuvent être modifiés que sur préavis et obtention du vote à la majorité. Les règles permanentes peuvent être adoptées à n'importe quelle réunion sans préavis et peuvent être votées à la majorité simple des personnes présentes.
Les règlements et les règles en vigueur sont interdépendants. Cependant, leur relation est strictement hiérarchique. Les dispositions des statuts remplacent toujours les règles permanentes pouvant être adoptées.
Importance
Même si une organisation ne peut fonctionner qu'avec un ensemble de règlements, l'établissement de règles permanentes pour les fonctions administratives peut rendre une organisation plus efficace. Connaître la relation entre les règlements et les règles permanentes et le chevauchement des fonctionnalités garantira que les opérations commerciales resteront dans les limites autorisées.
